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有給管理システムをGASでさくっと作った話

こんちにわ。

カラビナテクノロジー編集部のndaです。

今回は

「有給管理システムをGASでさくっと作った話」

というタイトルです。


作ったのは、frank。

About frank

——はじめに、軽く自己紹介をお願いします。(nda)

frankです。

新卒で入社して今年が3年目です。

普段の業務ではECサイトの構築をしてます。あとカラビナでは、情報システムもやってます。

業務ではPHPを使っているんですが、趣味でRubyを書いたりします。

よろしくお願いします。

有給管理システムってどんなシステム?

——さっそくですが、今回作った有給管理システムについて教えてください。

ざっくり機能をあげると

・フォームから有給が申請できる

・申請するとスプレッドシートが書き換わって自動で有給がカウントされる

・有給取得義務が危ない人を一覧で出す

・自分の有給の取得義務と残数がわかる

な感じです。

有給申請フォーム


申請フォームから申請するとSlackのチャンネルに通知してくれる


有給取得義務が危ない人の一覧


有給管理システムを作った理由

——ところで、なんで有給管理システムを作ろうと思ったんですか?

有給って、1010さん(カラビナテクノロジーの経理担当)が一人で管理してたんですよね。

今までの申請から管理までフローは

①Slackで1010さん宛に申請をする

②1010さんがスプレッドシートに記入する

という流れで1010さんが手作業で管理されてました。

これを全員分、しかも1人でやるってすごい大変だと思いますし、さらに有給取得の義務化なんかも始まるし。

"まぁ、大変だよな..."ということで、

作ってみようと思ったんですよ。

あと、作るときには1010さんや他の方にもヒアリングしながら作っていきました。

有給管理システムの作り方

——まず、今回はGASで作ったわけですが、「GASってなに?」という方もいるかもしれないので、、GASについて簡単に教えてください

GASは、Google Apps Script の略です。

ざっくり説明すると、Googleが提供しているプログラミング環境ですね。詳しくはいろんな記事があるので、、そちらを見ていただければ(笑)

GASは、Googleのアカウントさえあれば、すぐに書き始められて、サーバーの設定とかいらないので、とても楽なんですよね。

もちろん、コードが書けるスキルが必要があるんですが

——有給管理システムを作るときには、どんな感じで進めたんですか?

実際に経理の1010さんに相談してヒアリングしながら進めましたね。

どんな課題があるのかとか、こういう機能は必要かとか。


カラビナテクノロジーの経理1010さんの感想

利用と管理、どちらの面からも使いやすくなりました!その業務から自動化できる作業を洗い出して自動化し、さらに今まで欲しいけれどなかった機能の追加をしてくれました。先述のようにヒアリングをしながら進んだ「有給システム」プロジェクトですが、出来たシステムに大満足...! オーダーメイドで欲しい機能を付けていったので本当に使い勝手がいいです。少し前までインターンだった新卒社員のフランクさん、既に一人前ですね。 (エンジニアでない私からすると神のようでした。これからも楽しみです)

有給管理システムを応用すると、どんなことが出来るの?

——今回は、有給管理システムを作ったわけですが、いろいろ応用できそうですよね。

今回解決したかった課題は

「スプレッドシートを手作業で管理しているから手間&漏れがでる」

でした。

なので、何らかのデータをスプレッドシートで管理していて手作業で管理している部分があったら

・専用のフォームを用意して
・スプレッドシートの更新を自動化

みたいなことはできると思いますね。

あとは、今回は

・有給取得義務が危ない人を一覧で出す
・自分の有給の取得義務と残数がわかる

という機能も追加しています。

これは単純に

スプレッドシートのデータを収集して通知する

ということをやっています。

なので、スプレッドシートのデータを収集して通知したいな〜という課題があったら解決できますね。

——次に作ってみたいものってありますか?

会社の申請系を一つにまとめられるうようなツールを作りたい

なと思っています。

セキュリティツールの導入申請とか備品、お小遣い帳とか

そもそも、何かを申請するときって、申請の入り口がそれぞれでバラバラなので、どこから申請したらいいかわかりにくいと思います。

それに、申請したものが今どういうステータスになっているのか管理されていないのもわからない部分もありますよね。

なので、、それらを一つにまとめて誰がボールを持っているかステータスまでわかるようなシステムを作ったら便利かなと。

——たしかに!便利そうっすね。

便利だと思いますが、、まぁ、いつか作ります(笑)

——frankありがとうございました!

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