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【就活トクトク情報】電話マナーを身につけよう【vol.36】

☎プルルルル…

「うわ、企業からいきなり電話がかかってきた!どうしよう!」

皆さんは、企業からの突然の電話に焦ってしまったことはありませんか?
実際、就活を始める前に社会人の方と電話をした経験がある学生は少ないのではないでしょうか。

電話のマナーをしっかりと押さえておくことで、相手に良い印象を与えることができます。

そこで、今回は電話マナーについて、以下2つの項目に分けてポイントをご紹介いたします。

  1. 電話をかける際のポイント
  2. 電話に出る際のポイント

ぜひ最後までご覧ください!

①事前準備

・あらかじめ用件を整理する
メモ用紙に相手に伝えたいことを簡単にまとめておくと、スムーズに伝えることができます。

・始業直後や昼休み、終業直前、夜遅い時間は避ける
始業時刻や終業時刻は会社によって様々ですので、きちんと調べてから電話をするようにしましょう。

・静かな環境でかける
電話をかける際だけでなく電話に出る際も共通して言えることですが、相手にとって自分の声が聞き取りやすいように、雑音の入らない静かな場所から電話をかけしましょう。

・携帯電話からかけるときは、電波状況が良い場所からかける
電波が悪いとうまくコミュニケーションができなくなり、相手にとっても自分にとってもストレスがかかりますよね。
外出中は仕方がない場合もあるとは思いますが、自分から発信する際は特に、通信環境を確認してから電話をかけましょう。


②発信後

・自分から名乗り、相手の都合をうかがう
相手に繋がったら、自分が先に名乗りましょう。
通話が長くなるようならば、あらかじめ相手にとって都合が良いタイミングであるかを確認しましょう。

(例)


・用件を伝える
まずは手短に用件を伝え、その後具体的な話をしましょう。

(例)

・3コール以内に出る
3コール以内に出られなかった場合は「お待たせいたしました」と一言添えましょう。

・聞き取りづらい場所にいる場合は、事情を話して自分からかけ直す
聞き取りづらい場所でずっと通話するのではなく、すぐに素直にその旨を伝えて、なるべく早く移動してかけ直しましょう。

・自分から名乗る
第一声で「もしもし」というのは控えましょう。
「もしもし」は「申す」の省略で、言葉を略すことは相手を見下しているとする見解があることや、カジュアルな印象を与えてしまいます。
目上の人に接する場面では、代わりに「はい」や「お世話になっております」などを用いると良いでしょう。

(例)


・手元にメモを用意する
メモと筆記用具を手元に準備しましょう。外出する際も、これらを常に持ち歩くよう心がけましょう。
日時・電話番号など重要な情報はメモを取るだけでなく、復唱して確認することがマナーです。


・かけた方が切るまで切らない
電話はかけた側が切るのが原則です!相手が電話を切るのを待ちましょう。

(例)


いかがでしたか?

電話は、直接会わずに迅速な会話ができる反面、顔が見えないために誤解を生じやすいツールでもあることに注意が必要です。
間違った電話マナーによって印象が大きく変わってしまう可能性があります。
正しいマナーを習得し、自信を持って電話で話せるようになりましょう!

電話をかける側であるときも電話に出る側であるときも、ゆっくり明るくはっきりと話すことメモを準備すること聞き取りづらい環境にいる場合はすぐに伝えて対処することの3点は常に気を付けましょう。

最後までご覧いただきありがとうございました。

皆さまの就活がうまくいくことを願っております。それではまた!

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