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【サイカのリモート日記~その2】生産性を上げるサイカ流フルリモート勤務の工夫ポイント★サイカが始めた新たな試みを紹介!

こんにちは!サイカの人事総務を担当しているまっちゃんこと松下です!

前回に引き続き、今回も現在全社的に導入されているフルリモート勤務の様子をお伝えします。今回のトップの写真は、営業チームが毎朝オンオフを切り替えるためにオンラインで行っている朝の挨拶の一コマです♪

前回は、リモート勤務の中でどのように社内コミュニケーションを行っているかをご紹介しました。前回の記事はぜひ下記よりご覧ください!

サイカでは、政府より発出された緊急事態宣言を受け、現在、原則全社員が自宅でのリモート勤務をしています。実際に私はこの1ヵ月間、会社へ出勤したのは2日ほどで、ほぼ自宅で勤務しています。今では自宅での勤務に慣れましたが、リモート勤務になった当初は、「在宅勤務で生産性が落ちてしまわないか」が不安でした。

そこで今回は、サイカの各チームやメンバーがリモート勤務の中で生産性を落とさないために行っている新しい取り組みや工夫をご紹介します!

<その1>自宅オフィスの整備

サイカではリモート勤務がスタートする前に、会社で使用しているモニターを自宅へ持ち帰ることが許可されました!(モニターを自宅へ運ぶのにかかる費用は会社負担です)

普段、多くのメンバーがモニターを使い、画面を拡張して業務にあたっています。私も普段から2つの画面を使って業務しているのですが、自宅にはモニターがないため、ノートパソコンの1画面だけでは生産性が落ちるかも…と思っていた矢先でした。

私はタクシーでモニターを運びましたが、配送業者に依頼してモニターや会社の備品を自宅へ配送するメンバーもいました!

モニターやキーボードなど、使い慣れたアイテムを持ち帰ることで、自宅でもオフィスと同じ環境を整えられるように会社が支援してくれました。

▽人事総務課の中澤さん(左)とインサイドセールス課の髙瀬さん(右)の自宅オフィスです♪

▼人事総務課の中澤さんとインサイドセールス課の髙瀬さんにリモート勤務の様子を伺ってみました。

・自宅でのリモート勤務で困っていることはありますか?

【中澤】:私の場合は、3月下旬からリモート勤務をしているのですが、現状困っていることは特にないですね…!

私も松下さんと同じようにタクシーでモニターを持って帰ってきたので、会社の環境とあまり変わらずに仕事ができています。また、メンバーとはSlackで社内コミュニケーションが素早くできており、必要な時はオンラインMTGや電話なども使ってダイレクトコミュニケーションを増やしています。オフィスで顔を合わせることができなくても、相手の温度感やニュアンスがわかるように直接コミュニケーションをとることができれば、スムーズに仕事ができると最近は感じています。

【髙瀬】:リモート勤務が始まった当初はネット回線が貧弱で有線が必須だったことが困りごとでしたが、環境を整えるために上司がネット回線について相談にのってくれたり、モニターを宅急便で配送してもらったりしたので、会社とほぼ同等くらいの環境で仕事ができています!ただ、椅子だけはオフィスの方が質が良いため、腰が痛いです(笑)

また、1歳の娘がいるのですが、ごくたまに会議中に娘が泣いてしまっても皆さん寛容で助かっています!

<その2>クラウド上で資料作成!

次はカスタマーサクセス部の新しい試みを紹介します。

カスタマーサクセス部では、マーケティングコンサルタントとアナリストが協力し合いながら、主にPowerPointを用いてクライアントへの提案資料を作成しています。

オフィスで働いている時には、直接声をかけ合ったり、会議室で話し合いながら提案資料を確認することで資料の作成を進めていたのですが、リモート勤務になったことで、最新版の資料を確認する際、ドライブにアップロード→別のメンバーがダウンロード という流れに少し手間がかかるという課題がありました。

さらに、2名以上で同時に提案資料の編集ができないということも課題でした。

▽オフィスにて相談しながら資料を作成する様子です。(リモート勤務前)

そこで新しい試みとして、クラウド上で複数のメンバーが提案資料を同時編集できる仕組みを取り入れました。

この仕組みを取り入れたことで、提案資料を確認する際に、最新版を毎回ダウンロードする手間が省けました!

また、資料の修正が必要な際にも、オンラインMTGや電話でコミュニケーションをとりながら同時編集ができるため、オフィスで働いていた時のようにお互いの目線を合わせながらタイムラグなく提案資料のブラッシュアップを行えるようになりました。

こうしたクラウドを用いて資料を作成する新しい業務フローを、現在ではカスタマーサクセス部全体で試験的に取り入れています。

生産性を上げるために、常に新しい業務フローを模索し、スピード感を持って実行に移していく流れはサイカならではだと思います。

▽アナリストの中井さん(左)とマーケティングコンサルタントの青木さん(右)のオンラインMTGの様子です♪

▼中井さんと青木さんにリモート勤務についてのお話しを伺いました。

・クラウドの利用開始など業務フローが変わったと思いますが、いかがですか?

【中井】:クラウド上で提案資料を編集すれば、それぞれで作成した箇所をまとめる際に最新版がどれかわからなくなることがないので、リモート勤務に関係なく今後もクラウドを使っていきたいです。

全体的な生産性は維持できており、リモート勤務がきっかけで取り入れたクラウドの活用など、場面によっては生産性が上がっているような印象です!

【青木】:今まではアナリストのメンバーがいつも隣にいて、対面でコミュニケーションをとりながらお互いの進捗を共有していたため、最初はリモート勤務が不安でした。ですが、クラウドの利用でお互いの資料作成の進捗をタイムラグなく確認、編集できるようになりました!

その上で、電話やオンラインMTGを用いて同じ資料を見ながら話をするように工夫すれば、リモート勤務であっても変わらず業務ができると感じました。

<その3>繋ぎっぱなし作戦⁈

最後に営業チームの新しい試みをご紹介します。

代表の平尾によって作成された『リモートワークの生産性アップ、およびリモートライフにおける充実感の向上を目指すこと』がテーマのSlackチャンネルである「サイカのリモート日記」に、4月半ば、営業チームの課長よりこんな投稿がアップされました!

サイカの営業チームは、一つの案件に対して1人のメンバーが提案内容を考えるのではなく、チーム全員で意見を出し合いながら、一丸となって考えています。

そのため、リモート勤務になることで、チームで成果を出す意識が薄れてしまうことが懸念されました。そこで、リモート勤務であってもチームで意見を出し合える環境をつくるために、勤務時間中はGoogle Meetを繋ぎっぱなしにする試みを取り入れています。

▽普段の営業チームのMTGの様子です。(リモート勤務前)

▼実施した感想を営業チームの渡部さんに伺ってみました。

・営業チームの新しい取組みの効果はいかがですか?

【渡部】:常にオンラインMTGを繋ぎっぱなしと聞くと奇抜なアイデアに思えるかもしれませんが、基本的に10時の始業時にメンバーみんなで挨拶をしてそれ以外はカメラとマイクをオフにしています。

営業チームでは今のマクロ状況から派生した課題を打破するために様々なPJTが動いているので、ちょっとした相談などはGoogle Meetでそのまま行います。

離れてはいますが毎日顔を合わせているので、ワンチーム感がありますし、相談のために新しくオンラインMTGを設定する手間が省けて気軽に相談・雑談等ができることは業務効率やモチベーションの面でかなり効果があると思います!

▽オンラインでの朝の挨拶の様子です。

このようにサイカでは、オフィス勤務時と同様の生産性を保つのに留まらず、リモート勤務をきっかけにこれまでの業務を見直し、さらに生産性を高めるために新しい試みを取り入れながら、日々の業務を進めています。

また、サイカでは採用活動も継続しており、オンラインでの面談・面接を実施しています!

少しでもサイカに興味をお持ちいただけましたらメッセージを頂けますと幸いです♪

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