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全社員フルリモート体制に変更!リモートワークを上手くやっていくためのコツとは?

今年の6月22日、ゼノデータ・ラボ(以下、ゼノ)はオフィスを移転し、全社員フルリモートの体制になりました!(プレスリリースはこちら

新しいオフィスは渋谷区松濤(以前のオフィスから徒歩1分)にあるマンションの10階、1LDKの小さな空間です。

社員は来客時などでオフィスの利用は可能ですが、フルリモートワーク体制ですので基本的にはそれぞれの自宅など好きな場所で働いており、オフィスには社長の関が1名で仕事をしている事が多いです。

▲新オフィスで仕事する社長の様子

目次
▶︎なぜ移転・フルリモート体制にしたか
▶︎フルリモート体制下で円滑に業務を行うための工夫!
 定期的な「ヤァ、元気?」
 情報を共有する事の意識
 みんなで美味しく食べよう
▶︎最後に

なぜ移転・フルリモート体制にしたか

なぜ今回縮小移転・フルリモート体制という決断に踏み切ったかというと、

・新型コロナウイルスの影響が広がる中で、3月から全社員がフルリモートを経験し、問題なく業務が回った経験から、高いコストでオフィスを維持する必要性が低下した

・新型コロナウイルスの影響により、経済の先行きが悪くなると予想された

この2点から、戦略的にオフィスにかけるコストを削減し、フルリモート体制を通常の体制としていくことを決断しました。
(ゼノ自体への新型コロナウイルスの影響はというと、ゼノは将来を予測するためのSaaSサービスを提供する会社ですので、むしろコロナで見通せない将来の予測ニーズが増えて業績は上がっています。   しかし、経済全体が縮小する事が予想されましたので引き締められる部分は引き締めるべき、という意思決定です。)

なんと、大きなオフィスを引き払ってフルリモート体制に変更する事を決定したのは3月中旬、緊急事態宣言よりも前の事です。この段階で決断した会社は中々少ないのではないでしょうか。意思決定のスピードはスタートアップならではですね。

フルリモート体制下で円滑に業務を行うための工夫!

実はゼノではコロナ禍以前からエンジニア(以下、tech)のほとんどのメンバーがリモートで働いていました。

そのため、離れた場所同士で円滑に業務を行うためのノウハウが既にあり、今回初めてリモートワーク体制になったビジネスサイドのメンバーもスムーズにリモートワークに移行することができたのです。

ちなみにゼノでは、働き方はチーム単位で話し合って決めています。今回、ゼノがフルリモートワークで業務を行うにあたってポイントになっている事を、techチームで行っている内容を中心にまとめましたのでご覧ください。

             定期的な「ヤァ、元気?」

リモートワークとはいっても、チームメンバー間でのコミュニケーションは大切です。ゼノではコミュニケーションは基本的にはslackを利用したチャットで行っていますが、zoomやmeetといったオンラインミーティングのツールを利用してお互い顔を合わせる機会を頻繁に作っています。



◆毎日:朝会・夕会/チームごと/〜30分

始業のタイミングや夕方にオンラインで顔を合わせて会話をします。ゼノではほとんどのチームが毎朝朝会をしています。所要時間は15分~30分程度。進捗の確認をするチームもあれば、コミュニケーション時間と割り切って雑談をするチームも。

◆週1:見積もり・進捗共有会/チームごと/~1.5時間

朝会や夕会は短く済ませますが、定期的にチーム全体のタスクの進捗共有や見積もりの時間を取るチームが多いです。Clickupやtrelloといったタスク管理用のツールを利用して社内の誰からでもタスクの状況が見えるようになっています。

◆週1:近況報告会/tech全員/〜1時間

techチームは週に一度、チームの垣根を越えてtech全体で進捗報告をし合う時間を設けています。Zoomのブレイクアウトルームを使い、2部屋に分けて雑談(メンバーは毎週入れ替え)する時間も設ける事で、違うチームのメンバーの事も良く知ることができ、誰とでも話しやすくなる事でチーム間のコミュニケーションが円滑になる、新チーム立ち上げの際にスムーズに立ち上がるなどの効果があったそうです。

◆週1~月1:チーム振り返り/チームごと/1時間~2時間

振り返りの場面ではチーム・状況により様々な手法を用いていますが、リーンコーヒーを用い、テーマを決めずに思った事を出し合って、出てきた問題や課題について話し合い、アクションに落とすというスタイルが多いです。ブレストに近い形でコミュニケーションを取り、新しいアイディアが出る場にもなっています。

◆月1:全社会議/全員/1.5時間

フルリモート開始以前も月に一度開催していた全社会議は、コロナ禍でも引き続き行っています。内容は、プロダクトの開発状況や今後のビジョン、そして各メンバーにスポットを当てる企画などなど。なるべく全メンバーが「傍観者」ではなく「参加者」になれるような仕組みを入れながら行っています。フルリモート下での全社会議運営については別記事にて紹介する予定です!

◆その他:常に繋ぎっぱなし!

同じタスクをやっているメンバー同士、1日中zoomを繋げっぱなしで仕事をしているという人たちもいました。オフィスにいる感覚に近く、顔や状況が見れると話しかけやすいというメリットも。


コミュニケーションの取り方について実施している事のまとめ

あえて雑談の時間を設けることが、フルリモート体制下でもお互いの事を良く知り、業務を円滑に回すポイントになっていました。・タスク全体の状況を全員が把握することで「あのチームは何をやっているか分からない」「助けが必要なのか分からない」など情報がクローズになることをなくしている。さらに、各個人のつまづきや困りごとを漏らさずに解決していくことで不満の蓄積を解消し、最終的にはタスクが上手く進んでいく…という好循環を回している印象でした!

             情報を共有する事の意識


◆議事録の取り方

ゼノでは、MTG中はdocbaseというツールを利用して、MTGの進行と同時に「同時編集」により複数人で議事録を仕上げていきます。

Zoomなどで画面共有を行い全員でdocbaseを見ながら進行していくことで

・MTGの内容が整理され、ToDoなどが一目瞭然。

・議事録を効率的に作成することができ時間短縮になる

・議事録は基本的に全社に開示されており、会議に出席していないメンバーも議事録を閲覧する事で情報を得られるので、後から別の人に説明する手間などが省ける

などの効果があります。

◆DM・個人メンションは基本的にNG

基本的に業務内容に関するDMは禁止です。他のメンバーから見えないところで話が進むと、他の人への共有で手間が増えてしまったり、当事者がいない時にヘルプする事ができなくなったりと、良い事が無いというスタンスです。また、チームを大切にしており、他のチームから何か聞いたり依頼したりする際も個人宛ではなく、チーム宛にメンションしてもらい、決め事はチーム単位でするようにしています。


            みんなで美味しく食べよう

週に一回、月曜のランチタイムに誰でも参加okのオンラインランチ会が行われています。

タスク以外で関わらない人の交流を深めようという意図で始め、techだけでなくbizのメンバーも参加することも。基本はゆるゆると雑談です。



最後に

チームごとに、タスクの性質の違いも勿論ありますが、以前からリモートワークをしているtechチームを中心に、slackなどのテキスト上の会話だけではなく顔を合わせて話す機会を意識的に作るなど様々な工夫をしています。

この積み重ねが「ちょっと困った」時に話しかける心理的障壁を低くし、業務を快適・円滑にしているのだと思います。

今後もtechのノウハウをbiz側でも取り入れながら、快適なフルリモート体制をどんどんアップデートしていきたいと思います♪

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