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「秘書」ってどんな人が向いてるの?リアルな裏側を公開する回

突然ですが、みなさんは「秘書」と聞いて、どんなイメージを持ちますか?

“華やかで教養のある、オールラウンダー?” はたまた、“社長の言うことをすべて聞く。雑務が多くて、大変そう?” 世代ごとにそのイメージも様々かと思います。

昔はやっていたドラマ「ショ〇二」に登場する秘書課の印象が強く…(あ、古いですか…?) 「眼鏡でスタイルの良いお姉さんが、ピンヒール履いて、バリバリ仕事をこなしている!?」そんなイメージを持っていました。

ということで、ここでは、フラクタルグループの秘書室のAikoさんにいろいろお伺いしてきました!

ー「秘書室では、どんな仕事をしてるのでしょうか?」

「秘書」って、どんな仕事なの?

■重要なお客様・取引先との電話やメール対応
■出張・商談にともなう、移動・宿泊先・会場の手配、資料準備
■商談や講演会の資料作成
■商談の同席や来客対応
■スケジュールの調整、管理
■お中元や年賀状の用意など季節ごとの業務
■資料のファイリング

これらは、当社での秘書の具体的な仕事の内容です。

例えば、出張先での商談が滞りなく行われるよう、移動手段や宿泊先、会場の選定や手配、商談で使う資料の準備をします。

その際には、商談の内容はもちろん、相手方の役割やお人柄、当日の天気や会場周辺の立地やアクセスなど、「どのようにすれば、よい商談になるか?」を考え、提案します。

そう、一言で表すならば、

「どうすれば、トップがよい仕事ができるのか?」を考え、先回りして実行する

それが秘書の仕事です。


ー「なるほど。ここまで聞いて『秘書」ってなんだか難しそう…!?  …でも、Aikoさん曰く決してそんなことはないようです。続きを聞いてみましょう。」



ー「秘書の仕事をやっていると、身につくスキルもあるのでは?具体的にどんなものがあるのでしょうか?」

仕事を通して得られる「スキル」

多忙なトップが業務を円滑に進められるよう、きめ細かな気配りで支えるのが秘書の仕事を通して、事業のビジョンやトップ商談を間近で体験することで、多くの学びや成長機会も多いです。

<得られるスキル>
*コミュニケーション能力
*文章作成能力
*臨機応変な対応力(タフさ)
*事務処理能力
*同時並行で、逆算してタスク管理できる
*受け身ではなく、提案する力


ー「マルチなスキルがつくようですね。
さらに、Aikoさんを見ていると、“どんなときでも優しい笑顔を絶やさない姿勢” と “雰囲気のいいお店通”、“センスのあるプレゼントを選ぶ力” なんてものも身につきそうです。」



ー「では、ズバリお聞きします。どんな人がこの仕事に向いてると思いますか?」

どんな人が「秘書」に向いている?

この点は、会社によってかなり異なると思います。

当社では、スバリ「人や社会の役に立ちたい想いがある方!」

●人の役に立つことに喜びを感じるサポータータイプ

●不器用でもいいので、前向きに頑張れる人

●トップの描くビジョンに、心から共感できる人




ー「最後に、Aikoさんが実際にしてるフラクタルグループでのお仕事を教えてください!」

フラクタルグループでの「秘書」の仕事

当社のトップは、国内外を飛び回る会長と社長。

圧倒的な情熱と革新的なビジネスモデルでさまざまな社会課題解決に取り組み、ソーシャルイノベーション(社会変革)を起こす組織として、日本全国のみならず世界中で実践家とも連携しながら活動しています。

正直、「これは自分が成長しないと...」と、スキル面や人間力においての、成長意欲を掻き立てられます。

その一方で、そんなすぐにスキルアップが叶うことがないのが実情。

営業職出身の私も、何度もミスを連発しながら少しずつ要領を得られるようになってきました。(私の仕事での失敗談は、また次の機会に赤裸々に公開します笑)

そんな私が成長できたのも、トップである会長の渕上や社長の上本の人間性と器の深さがあってのこと。


「人と比べるな。自分の理想と今を比べよ。」

「致命傷にならない失敗は、何度しても構わない。失敗の数だけ学べ、成長できるのだから。」

これらは、当社の理念語録の一部なのですが、

Bossでもあり、仕事のパートナーでもある渕上や上本は、常にこうした言葉をかけてくれ、その寛容さで失敗も受け止めて、成長機会に変えてくれています。

そんなフラクタルグループの秘書での仕事を通じて、いちばん自分で得られたな、と思うものは、

「秘書としてのプロになりたい」という想い、そして

この世界を良くするために、「人間的な成長」を続けていくという決意と覚悟、のような気がします。


おまけ

フラットな関係の当社。社内では役職名で呼びません。会長のことも“智さん”、社長のことも“修二さん”と呼んでます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

プロの秘書として活躍しているAikoさんを通じて、秘書のお仕事をご紹介しました。

実はこちらのAikoさん。会長秘書として、バリバリ活躍しながらも、プライベートではとってもチャーミングな3姉妹のMAMA。子育てしながらも、第一線で活躍する姿が、本当に素敵です♡

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私たち「株式会社ガイアシステム」は、ソーシャルイノベーションを推進するフラクタルグループの一員として、事業活動と社会貢献活動をグローバルに展開する会社です。 ■事業内容■ ・人間力創発事業 経営課題の一つでもある人材育成。私たちは社員を大切にする企業に対しHPCシステムで貢献します。 ・研修教育事業 新入社員の戦略化やチームビルディング、管理職対象など、多様な研修教育で企業の課題を解決するお手伝いします。 ・環境エネルギー事業 地域が自立できる循環型の「新しい社会モデル」構築を目指し、太陽光発電をはじめとする再生可能エネルギーの普及に取り組んでいます。 ・高鮮度保持流通システム事業 日本の農林水産業を「世界をリードする産業」へ発展させることを目指し、低コスト・高いレベルの鮮度保持を実現する「海水シャーベット製氷機」を活用、新たな流通サービスを築いています。 ■フラクタルグループとは■ 「株式会社ガイアシステム」・「株式会社ガイアサイン」・「NPO法人ユナイテッド・アース」の法人3社からなるフラクタルグループ。 当グループ3社のシナジー効果により、ソーシャルイノベーションを仕掛けるさまざまな事業を展開しています。 ・株式会社ガイアサイン 人材事業を基軸としてサービスを展開しています。コスメアパレルの仕事紹介や覆面調査事業紹介、および外国人人材サービスを提供中です。 ・NPO法人ユナイテッド・アース 「新しい社会モデル」の創造をコンセプトに、市民とともに社会貢献活動を実践します。災害復興支援や次世代人材育成、平和推進など、さまざまな社会問題に取り組み続けます。
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