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もはや無くてはならない存在〜Zoom積極活用中

こんばんは。採用広報の萬です。

引き続きコロナウイルスの影響でリモートワーク中です。コロナウイルスがいつ頃収束するのか?我々には予測不可能ですが、新しい試みも含めて、この状況を前向きに捉えたいです。これまで、日本社会は「働き方改革」と言いながらも変われずにいましたが、この自粛が大きく変化する後押しになるのだと信じたいですね。

現在、私にとって最も大きな課題は、「運動不足による健康不安」です。とても個人的なものですが、ランニングが趣味なため、日々脚の筋力が弱っているのを実感しています。外出する機会がめっきり減り、とにかく歩かなくなりました。週に数回のランニングで、なんとか持ちこたえているものの、それ以外で脚をまったく使わないのです。歩くことは人間の健康にとって、とても大切な行動なので、少し散歩をして改善していこうと思います。

さて、今回はリモートワークを始めてみたはいいけれど、エイシスではどのように社員間コミュニケーションをとっているのか?について、フルリモートワークに移行して約3週間経過したエイシスの事例をレポートしてみようと思います。

エイシスのこれまでの取り組み

エイシスでは、以前から業務効率化やコミュニケーション向上を実現するため、様々なツールを活用してきました。代表的なものとしては次の通りです。

①Slack
リアルタイムでのチャットでリアクションも絵文字1つでできる。個人だけでなくグループでのやりとりも非常にやりやすいので、業務用のチャットツールとしてSlackが無くては仕事が回らない状態。

②Unipos
仕事上での感謝・賞賛をメッセージとポイントを送りあえるサービスです。ポイントは毎月Amazonギフト券やApp Storeポイントに交換して受け取れます。エイシスでは、社員・契約社員に導入。8ヶ月が経過しましたが、従業員同士、互いに「褒めあう文化」が根付きつつあります。

③Notion
これは情報管理ツールで、メモやタスク管理、カレンダー、Wikiなど、幅広い機能を備えたツールです。様々な情報をチーム毎に共有できますし、用途別に閲覧権限の設定も行えるので、非常に使い勝手の良いツールです。これまで様々なツールを使用していたことで煩雑になった情報管理も、Notionの導入により、社内の情報が一箇所に集約されつつあります。

こうしたツールも活用しつつ、コロナウイルスの問題が広がり始めた3月頃からは、開発部などの一部の部署で試験的にリモートワークを導入。在宅勤務可能な部署から取り組んできました。とはいえ 、上記ツールのみではコミュニケーションが不足することも否めず、そこで登場するのがビデオ会議ツールのZoomです。他のツールで不足する部分や、テキストのやり取りだけでは間に合わない部分をZoomで補っています。

Zoomで行っていること

①面接
オンライン面接に切り替えて継続実施中。

②Zoom飲み
Zoomを使えば「いつでも、どこでも、誰とでも」つながれます。「Zoom飲み」も流行っており、エイシスでも行われています。

写真の通り、背景に好みが現れている方がいたり、美味しそうなお酒を手にとても楽しそうな雰囲気。なぜか雪見だいふくを手にされている方も。リアルはリアルで、ZoomではZoomで、それぞれの楽しみ方があるのですね。もはやこの状況を楽しんだもの勝ちです。

③全体キックオフ開催
4月16日にエイシス初の試みとして、下半期の振り返りと27期のキックオフミーティングをZoomで開催。約180名の従業員が参加したビッグイベントとなりました。私にとっても、これだけの人数が一度にZoomでつながるのは初めての経験でした。違和感なくキックオフミーティングを聞けたのは、リモートワークに慣れてきた事が要因でしょうね。

このように、エイシスでは積極活用しているZoom。各チームのリーダー、マネージャー層のアカウントを有料化している為、チームの定例MTGなど、時間制限なく使用可能です。

Zoom未満の対応はDiscord

Zoomとは別に、ちょっとした会話であれば、Discordのボイスチャットを利用する方法もあります。エイシスでも活用しているチームがあり、私の所属している人事チームやすぐ隣の総務・労務チームでも、マネージャーによる提案でDiscordをコミュニケーションツールとして導入しました。Slackのみですと、ちょっとしたことでもテキストを打ち込まなければならない。Slackの通話だと音質がイマイチ。その手間を省くのに非常に役立っています。元々ゲームに特化したチャットツールだったのが、今では様々な場面で活用されています。まだ利用されていない方には是非おすすめです

Zoomのセキュリティ問題と対策

最新版Zoomアプリを使用し、ミーティングIDを自動生成、会議にはパスワードを設定、「待機室を有効にする」だけでで、リスクを回避できます。在宅勤務が急激に増えたことで、Zoom利用者も急増しました。それによってZoomのセキュリティ問題が次々と浮上しましたが、実際はちょっとしたことに気をつければ問題は特に発生しないんですよね。

Zoomのセキュリティ問題と対策については以下の記事を参照ください。

リモートワークを体験してみて個人的に感じたこと

ここまで、エイシスにおけるリモートワークの事例に触れてきました。始める前は会社で仕事をする方が良いと考えていましたが、実際に体験を重ねていくことで、私の考え方は徐々に変わってきました。結論としては、環境さえ整えてしまえば問題がないということ。

当初はノートPCで業務を行っていましたが、これはとてもやりづらかったですね。会社ではデュアルディスプレイのため、左右で別々のファイルやページを開いて、比較したりタイプしたり。とても効率良く業務が行えていました。2日目からはテレビをモニター代わりにする事で、ある程度解消されました。とはいえ 、まだまだ満足いくものではなく、半年や1年という長期でリモートワークを行うのであれば、自宅環境を整えたいですね。専用のデスクや椅子もあれば、体の負担が減りますし、より集中できると思いました。

イヤホンやヘッドホンも、この2週間で3種類使用してきました。当初はBluetoothのイヤホン。ボイスチャットのDiscordを使用することになり、バッテリーが持たず以前から保有していた優先のヘッドホンに変更。ところが、接触が悪いのか、コードがダメになっているのか、音声が聞き取れなくなり断念。そこで、新たに購入したのがゲーミングヘッドホン。これが低価格であるにもかかわらず、着け心地は良好です。マイク付きではあるのですが、私が使用しているノートPCにはイヤホン差し込むものしかなく、マイクが使えないのが予想外でした。マイクがあった方が相手に声が届きやすいと思ったのに残念です。

私個人として、ビデオ会議では表情を見れると良いなと感じています。感情の動きは表情から読み取る事が多いと思うのです。これが音声だけだと心の動きが読みづらい。特に社員の皆さんと定期的に実施している個別面談を行う際は、お話しいただく方の表情を拝見し、困っていることや悩んでいる事がないか?を注意深く観察しています。なので、Webカメラがない場合はあった方が良いし、暗い場所だと分かりにくいので、ライトがあると尚良いかと。現在、どれも品薄状態ではありますが。

有事の際に柔軟な対応ができる会社だと確認できた

いずれにせよ、エイシスではZoomを上手く活用し、業務に支障をきたすことなくきています。一時的とはいえリモートワークを導入してきたこと。積極的に様々なツールを駆使して対応していること。有事の際、柔軟な働き方を検討し、対応できる事が分かりました。もちろん、エイシスがそうできる業種、業務内容だからこそなのですが。この大変な状況の中、通勤されている方々や、出社が必要な業務に従事されている方々には、頭が下がるばかりです。

皆さん、今回の記事はいかがでしたでしょうか?
エイシスでは、リモートワークになることで、オフィスに出勤していた頃と比較し、コミュニケーション不足になるのでは?という点を危惧し、引き続き各チームで試行錯誤を続けています。
業務には、段々と慣れてきていますので、大きな支障はなさそうですが、それぞれの社員が抱えているストレスなど、まだまだ見えない課題があるかもしれません。皆さんの会社でも何か取り組まれていることや、そこからの学びなどあれば、是非是非シェアしていただけると嬉しいです。

新型コロナ対策として始まった全社フルリモートワークですが、まだまだこの状況は続きそうです。私たちは逆にこれを良い機会と捉え、全社でリモートワークを活用する、より良い方法をこれからも模索していこうと思います。
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