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外部企業で働くメンバー同士をつなぐ社内報で、離職を防ぎ一体感を高める|Internal Story User Interview・Tres Innovation株式会社

HR事業を核として、VR事業、EC事業、クリエイティブ事業、広告事業などを手掛けるトレスイノベーション株式会社は、あらゆる事業をメンバー主導で立ち上げているWebプロデュース企業です。

2019年に社員が倍増した一方で、離職者の増加に悩んでいた同社では社員同士のつながりを強化するために、2020年7月からWantedlyの社内報機能「Internal Story」を用いて社内広報をスタートしました。クライアント先に常駐する出向メンバーを社内報のメインターゲットにしたという人事・広報担当の大谷亮祐さんに、導入経緯とどのように活用されているのか伺いました。

短期間で相次ぐ離職。出向メンバーの心を留めるツールが必要だった

――社内に向けた発信を強化しようと考えた理由についてお聞かせください。

大谷:理由としては2段階ありました。1つは今年の頭に退職者が多く出たこと。もう1つは新型コロナウィルスの影響です。主な離職者はクライアントワークを担当している出向メンバーで、人員減が売上減に直結するので早急に対策を練る必要がありました。

これまでの退職者はまず「退職しようと思っている」という相談が来ていたのですが、直近の退職者は「転職先が決まったので辞めます」と退職決断の報告が突然寄せられるようになっていました。さらに新型コロナウィルスの影響から、これまでの採用ターゲットを未経験者や経験1~2年以内から、2年以上の経験者へ切り替えるとともに、出向メンバーとの結びつきを強化するために社内報の導入を決めたのです。

久々に開催されたオフラインイベントのレポートを社内報に掲載

――結びつきが弱まってしまった原因は何だったのでしょうか?

大谷:2019年に社員が倍増し、これまでのような密度でコミュニケーションできなくなったからです。例えば、部署ごとの雰囲気にも差が出るようになったため、全社員参加だった納会も部署別の開催になりました。社員の満足度は上がったものの社員全員が交流する機会は失われてしまいました。そういった理由から、先ほど述べた退職についても相談ベースではなく、報告ベースになってしまったのかなと。

また、定期的に開催していたエンジニア主催の勉強会などがコロナ禍で中断されるなど、交流の機会が一気に減ったことも問題を深刻化させました。社内のコミュニケーションはオフラインがメインだったため、ただでさえ社内メンバーとの接点が少ない出向メンバーに向けた新しいコミュニケーションの場を設ける必要があったのです。

エンゲージメントを高める社内報と採用目的の社外報との使い分け

――新たなコミュニケーションのために「Internal Story」ではどのような記事を発信していますか?

大谷:出向メンバーにほかの社員の人となりを知ってもらうため、出向メンバーが紹介する長期休みの過ごし方やおすすめの飲食店など、プライベート面を紹介するカジュアルなコンテンツを発信しています。

実は、このようなコンテンツはこれまでWantedly Visitのストーリーで公開していたのですが、採用ターゲットを経験者にシフトしてからは、カジュアルなコンテンツはInternal Storyで社内報として発信し、社外向けのWantedly Visitのストーリーではオフィシャル度の高い硬派なコンテンツ、例えば経験の豊富な社員へのキャリアインタビューなどを発信するよう変更しました。Internal StoryとWantedly Visitを使い分けて「エンゲージメントのための社内報」と「採用者向け情報発信の社外報」とで発信内容を別にすることで、未経験者が集まりやすく経験者を採用しにくくなってしまうという問題を解消できました。

左がInternal Story、右がWantedly Vistの記事

――「社内報」と「社外報」の使い分けで、業務の負担は増えましたか?

大谷:導入当初、担当は1人だったので社内報と社外報をやるとなると手が回らず苦労しました。そこで営業アシスタントの女性社員との2人体制にして、私が社外報担当、彼女が社内報担当と分担しました。

企画に専念できるようになり、社員のカジュアルな情報を出そうと考えたときにどんな情報であれば出向メンバーが興味を持ってくれるのか、という壁に突き当たりました。試行錯誤するなかで気づいたのは「社内で十分にコミュニケーションできる社内メンバーを社内報で紹介するよりも、ほかの社員と接する機会が少ない出向メンバーを紹介して、出向しているメンバー同士の交流起点を作ったほうがいい」ということです。それを踏まえて、現在は出向しているメンバーや新しく入社したメンバーを社内報で取り上げて、相互理解を深めるコンテンツを発信しています。

――社内報の導入後、社員からの反響にはどのようなものがありましたか?

大谷:記事に対するリアクションのほか、企画のアイデアをもらっています。弊社には副業で受託開発やデザイン、YouTuberをしているエンジニアメンバーが複数いるので「副業をやっているメンバーの紹介をしたらどうですか?」と提案してもらいました。今はSlackで個別に意見をもらうことが多く、「Internal Story」上でコメントを書いてもらうにはどうしたらいいか考え中です。

継続できる仕組みを作り、社員が自己発信する文化を育む

――社内報を継続するために工夫していることがあれば教えてください。

大谷:Slackでメンバーから意見を集めてコンテンツ化することで、社内報に対して社員にも主体性を持ってもらうように働きかけていますね。全員が閲覧できるSlackのチャンネルで社内報のネタを募集すると、25%〜50%くらいの人がコメントを寄せてくれるので、発信する意欲は高まっていると感じます。

特にリアクションが良いのはメンバーのおすすめを紹介する記事です。「地元のおすすめのお店や場所を教えてください!」とSlackで投げかけたらたくさんのレスポンスがあり、前後編の2記事にするほどスポットが集まりました。ほかにも社員自身が「発信したい!」という気持ちになるコンテンツを模索して、出向メンバー同士のコミュニケーションを活性化させたいですね。

全社員が参加するSlackチャンネルで、社内報の企画を募集

――社内報の導入検討時に考えておくべきことは何でしょうか。

大谷:継続できる仕組み作りです。数回で終わってしまうと「思いつきでやっているんだな」と思われてしまい、社員からの印象も悪く会社の信頼度が下がってしまいます。あらかじめ記事の分量や更新頻度を決め、一定期間はその通りに運用できるルールを設けておく必要があると考えています。弊社では月2回の更新頻度を維持するようにしています。

何を発信するかも決めておくといいですね。例えば、未経験者を採用するフェーズでは社員のプライベートな情報を出すべき、経験者を採用するフェーズでは出さないべきといった使い分けです。経験者を採用するには単に楽しい会社だというだけでなく、きちんと仕事の実績や経験を積める会社だと示さないといけないからです。届けたいターゲットに合わせて、自社のどのような情報を発信するか精査する必要があります。

――最後に、これからどのように社内報を活用していく予定でしょうか。

大谷:社内報を継続して浸透させていき、社員自ら社内報を書いてもらえるようにするのが最終ゴールです。人事側でコントロールせず自主的に発信してもらうことで、出向メンバーが気軽にコミュニケーションできるツールになります。物理的距離があっても密なコミュニケーションを維持し、社員をつなぎ止められる一体感のある組織を作っていけるようにしたいです。

その一方で、オンラインのコミュニケーションはオフラインのコミュニケーションに及ばないとも感じています。やはり実際に顔を合わせて交流するに越したことはありません。社内報もオンラインの交流だけでなく、オフライン交流の魅力を伝える場にもしていきたいと思っています。近いうちに久々のオフラインイベントとしてボーリング大会を開催するので、社内報でリポート記事を作り参加者以外にも共有したいと思っています。これからは全員が集まるのが難しいシーンも多々あるでしょうから、社内報をうまく活用して社員全員に情報を届けていきたいです。

(取材・執筆協力:秋カヲリ)

社内報サービス「Internal Story」β版はこちらから

社内報機能β版はWantedly有料プラン利用企業様に限り無償でご利用いただけます。


利用開始はこちらから:https://admin.wantedly.com/internal-stories

無料相談会のお申し込みはこちらから:https://wantedly-internalstory.youcanbook.me/
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