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Slackから見るバカンの「オープンコミュニケーション」とは

本記事はバカン (Vacan) Advent Calendar 2019 6日目(12/6)の記事です。

はじめに

こんにちは!株式会社バカンで人事労務や総務などを担当している五家(ごか)です。

それは、私の誕生日から数日後のある日のこと(誕生日は全く関係ない)。バカンでは社内コミュニケーションツールとしてSlackを利用しているのですが、そこにエンジニアからあるメッセージが投稿されました。

「エンジニアじゃなくてもぜひ参加してください!」とのことだったので、即参加表明。そして、せっかくならエンジニアリングだけでなく、バカンという会社そのもののことをもっと知ってもらえるようなテーマはないかな、と思いついたのが「Slackの利用方法を紹介する」というアイディア。Slackを通して、「私たちがどんなコミュニケーションをとっているか」「何を大切にしているか」を伝えたいなと思い、この記事を書くことにしました。「リアルなバカン」について、少しでも伝われば嬉しいです。

オープンなコミュニケーション

突然ですが、バカンのメンバーは全員がオープンなコミュニケーションを心がけています。それは、①素早く的確な意思決定をするため、そして、②みんなが当事者意識を持って物事を進めていくため、です。

バカンでは課題に直面したとき、それを楽しみつつ、爆速で取り組むことが求められます。そのためには、意思決定のスピードと精度がとても重要。ただ、持っている情報が異なると時間がかかったり、食い違いが発生したりします。それを防げるように、メンバーの間で前提条件(その人が持っている情報と価値観)を揃えることを意識しています。具体的には、①全ての情報を全てのメンバーへオープンにすること(ただし、個人情報や評価に関わるものなどを除く)、②ミッション・ビジョン・バリューを浸透させること、に力を入れています。

情報格差を生まないために、気をつけている3つのこと

原則全てのチャンネルをオープンにし、チャンネル開設時に全員を招待する

Tipsとして、全員招待するときはwhoコマンドが便利です。

<手順>
1. 既存チャンネル(全員が参加しているもの)で「/who」と送信する
2. チャンネルに全員表示されるので、それをコピーする
3. 新しいチャンネルの「メンバーを追加する」画面にペーストする

情報を取りやすくするために、チャンネルの作り方を工夫する

目的別にチャンネルを作成して、該当チャンネルに情報を集約しています。さらにネーミングルールも決め、どのチャンネルにどんな情報があるか分かりやすくしています。

DMでのやり取りをしない

DMでやり取りをすると知識・情報・ノウハウが偏在してしまい、情報の格差や属人化を産んでしまいます。

オープンであるために

そして、オープンなコミュニケーションのために必要不可欠なのが、「心理的安全性」。この点については、インターン生が書いてくれた記事をぜひ読んでいただきたいなと思います。

実際にどう使ってるの?

では、私たちが実際にどんなふうにSlackでやり取りしているか、ふだんの投稿の一部をご紹介します。

いろいろなシステムと連携

いろいろなサービスと連携できるのも、Slackのメリットのひとつ。私たちも様々なサービスを利用していますが、それだけではなく自作のツールとも連携させています。

例えば、朝一番に出勤した人は、Slackでオフィスの鍵を開けます。

「Open」と入力すると、スマートロックが開く仕組みです。詳しくは、バカン (Vacan) Advent Calendar 2019 3日目(12/3)の記事をご覧ください。

そのほか、来客用の受付システムも自作してSlackと連携させています。

チャンネルでtodoを管理

メンバーにお願いしたいことがあるとき、Slackのチャンネルを一時的に立ち上げて管理しています。

例えば、年末調整の時には#temp-year-end-adjustmentチャンネルを作成しました("temp"はtemporaryの略)。必要な人を招待してひたすら@channelでリマインドし、完了したらその人をチャンネルから削除していくようにしました。

未対応の人を洗い出すのも、さらに個別にメンションするのも一苦労。とはいえ、@channelにすると関係ない人にもメンションが飛んでしまいます。この方法であれば、そういうことを防ぐことができます。

気持ちをスタンプで表現

メンバーの投稿に対して、チーム関係なく誰でも気軽にリアクションしあっています。自作スタンプもどんどん増加中。

botを活用!

任意のチャンネル(どこでもよい)でキーワードを投稿すると、必要な情報が表示されるようになっています。「この情報って最新版かな?」と迷ったり、毎回「◯◯の資料を送ってください」といって送ってもらったりというやり取りをなくすことができます。

時にはカジュアルなコミュニケーションも

SNSのようにみんなでごはんを食べている写真を投稿したり、面白い情報を交換しあったり、という交流もしています。

ここで、「Slackで振り返るVacan2019年」にノミネートされた投稿をご紹介。

自分で工夫していること

これはバカンに限りませんが、会社におけるバックオフィスの役割は「会社全体(設備、資産、事業、組織、個人全て)のパフォーマンスを最大化すること」だと思っています。そのために環境を整備したり、仕組みや制度を整えたり、周囲をサポートしたりするのが私たちの仕事。

なので、会社の状況を把握してスピーディに対応できるようにするため、できる限りタイムリーに、かつ、基本的に全てのチャンネルに目を通すようにしています。こまめに「全未読」をチェックし、更新分にざっと目を通す。気になるところはそのチャンネルを開き、前後の流れも含めて読み込む。それによって点在している情報を繋ぎ合わせて全体像を理解したり、ほかへの影響を考慮して先回りしたり、困っている人がいたらすぐに返信したり、ということをしています。

その上で、すぐに対応しなくても大丈夫そうなこと(あとで読みたい記事の紹介)には「スター」をつけて、後から遡れるようにしています。

最後に

いかがでしたでしょうか。もしこの記事を読んでバカンに興味を持ってくださったら、ぜひこちらから「話を聞きに行きたい」ボタンを押してくださいね。

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