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8月から月1回の全社会を始めました

人事責任者の橋本です。

これまでは全社に現状と今後の戦略についての動きを共有するために、半年に一度のペースで「全体会議」を開催していました。

ですが、環境変化のスピードの速さ、それに伴う事業変化のスピードアップのために、追いつかない状況が出てきました。

そこで、8月から月1回の全社会を開催することを企画して、実施することにしました。全社会をどのような企画で実施しているのかを記事にして書いてみることにします。

月次全社会の目的

・これまでは半年に一回、全社会議を一箇所に集まり開催していましたが、環境変化の激しさ、それに伴う事業変化のスピードアップを背景として、月に一回は情報共有が必要になった。

・この一年で30人から77人まで社員が増えて、同じ部署内でもそれぞれがどんな役割を担っているのか見えづらくなってきた。情報共有の頻度を上げる必要がある。

・経営者や事業本部長が何を考えて、何をやろうとしているのか、を人数が増えたからこそ、発信の頻度を上げる必要がある。

開催する上での課題

・みんなが忙しい中で、どれぐらいの時間が適切か

・働いている場所も、東京オフィス、名古屋オフィス、外出先、自宅勤務など様々いる。どうやって繋げたらいいだろうか。

・資料を表示できるスクリーンは用意できない。どうやって共有したらいいだろうか。

・やったらやりっ放しにせず、どうやったら改善し続けて、マンネリ化(開催することが目的となる状態)を防げるか

・回に参加できなかった人に内容をどう共有したらいいか?

開催手法

・朝10時から30分のみ。

・東京、名古屋間、外出先、自宅で勤務の方はZoomでつなぐ

・コンテンツは全社の状況でフレキシブルに変える。

・資料は社内システムにアップロード。登壇時はZoomで画面共有する。

・進行、内容の深度はアンケート結果で変える

・全社会の様子はiPhoneで撮影し、終了後すぐにYouTubeに限定公開して社内に共有する。(後から入社した人も見られるようにする)


アンケート

・Googleフォームで終了後すぐに送信
・2営業日後を返答期限とする

★質問事項
①満足度(内容の理解度)
②開催時間(10時から30分間)
③時間の長さ(30分)
④要望、改善項目

・アンケート結果はConfluenceで社内に共有
特に、テキスト入力されたご意見については、基本フルオープンで、フル回答して、次の回の改善項目に入れるようにしています。

今後の展開

最初に「マンスリー全社会(仮)」という名前でスタートしたのですが、1回目のアンケートで、「カタカナと漢字でダサい(笑)」というご意見を頂き、「月次全社会」に変更しました。

この変更する過程もオープンにすることで、「アンケートに回答すると反応がある」ことが認識され、PDCAが回せるようになりつつあります。

「企画→実行→アンケート→改善」のプロセスを文化として浸透させるためにも、今後もこうしたプロセスの透明化を推進していきます。

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