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トリニアスの広報部で働くうえで大事な3つのコト【きほんのき】

こんにちは!トリニアスの広報部でリーダーを務めているマルヤマです☺

現在トリニアスでは22年度新卒採用を行っており、その中で広報部の採用枠も1つ用意しています。広報志望として選考にお進みいただいた方はこれまで40名近く!トリニアスにそして広報という仕事に興味をもってくださったことが嬉しいですし、様々な学生さんとお話ができ私自身も良いインプットを得ています!

先月出したブログを読んで「丸山さんの背中を追いかけたいと思った」「こんなキャリアを積んでいきたいです!」といった嬉しすぎるお言葉を新卒面談でいただけるようになり、1つの記事でこんなにも誰かの心を動かすことができるのなら、個々が発信し続けるべきだな~!と、より強く思うようになりました。

そこで今回はよく聞かれるトリニアスの広報部で働くうえで大事なコトを書き留めておきます。考えると大事なコトって数え切れないくらいあるのですが【きほんのき】として、私が思う3つのコトに絞ってお伝えします。
「広報の仕事をするのにライティングスキルは必要ですか?」とかもよく聞かれるのですが、入社後からでも自分の勉強次第でいくらでも上げられると思っていて。それよりももっと大前提で大事なコトをまとめてみます。(挨拶をはっきりする!報連相!などのどの仕事でも大前提すぎる基礎は割愛させていただきます)

1|想像力が全て

💡対象やターゲットがどのように捉えるかをイメージする。

私はよく仕事中に "客観視" "第三者視点" なんかも言っているのですが、伝えたいポイントが本当にステークホルダーに伝わるか?どう伝わるか?を常に考えることが求められる仕事です。

想像力のトレーニングは学生さんでもできます!自分がその立場ならどう行動するか?を考えて議事練習をしてみてください。
例えば接客業のアルバイトであれば、お客様が何に困っていて、何をしたら喜んでくれるかを考える。何よりもまずは相手の気持ちに立って考えることがどの広報業務でも大事になってきます。

加えて、様々な情報を発信していくために自社(社員・展開しているサービスなど)についてはもちろん、役員陣の意思を深く理解しておくことも重要
トリニアスでは役員とのキョリが近いポジションだからこそ、現広報部メンバーを見ていると日頃は目標進捗の共有や物事の提案・相談でのコミュニケーションが主になってしまいがちだな〜と感じています。ですが本当は、役員陣が考えていることや将来ビジョン、どのように会社が進化していくのか?など一番知っておかないといけないポジション。
私もなかなかこの辺りを直接聞く機会を逃してしまいがちなのですが、リーダーになってからは月1回は専務に会社のビジョンに関わる質問をして、今後のことを聞いてみるように意識しています。

2|確認+即行動

広報志望の学生さんからよく聞かれる質問「1日のスケジュールはどんな感じですか?」

正直口頭で伝えることが難しいくらい、スケジュールはその日によって様々なんです!30分刻みの小タスクが多い日もあれば1時間かかるMTGが多い日、2時間の研修がある日、執筆で3時間使ってしまう日など。
同じルーティーンというわけでなく、違う毎日を送っているからこそ忘れてはいけない、確認することと即行動すること

💡1時間かかる修正の前に、3分の確認をする。

「イマイチ分からないところがあるな〜でも今忙しそうだし聞きづらい…一旦このまま進めるか」と、思い違いで仕事を進めてしまって依頼者の意図と違ったことを提出してしまい、結局修正に1時間2時間とかかってしまう…これは意外とよくある話。この「一旦」が依頼者からすると怖いんですよね(笑)

この記事を読んでくださっている方が学生さんであれば「私だったらすぐ聞けるけどな〜!」と思っている方もいるかもしれません!(私もその1人でした…笑)でも社会に出て仕事をすると質問したいことって山ほど出てくるんですよね。予想以上の質問の量に「これ以上聞くのはやめておこう…」っていう謎の自己判断をしてしまう。

3分でもいいから確認しておけば、数時間かかる修正はしなくてよかった。

いくら相手が忙しそうでも、後からのことを考えると先に "分からない" を解消して自分自身が納得してから仕事に取り掛かる方がスムーズ。広報の仕事では記事執筆もよくあるんですが、記事を書いている途中に悩んで執筆時間が4,5時間以上かかってしまうより、何度も質問や相談をして悩む時間が減った方が上司としては嬉しいはずです。もちろん「どうしたらいいですか?」という自分の考えがない状態だと「まず自分で考えてみたら?」と思ってしまうので、自分の案を伝えてどう思うか聞いてみたり、悩んでいる部分を具体的に聞く必要はあります。


💡1分でできることを寝かせない。

仕事の基本は即レス!!!すぐに返せるようなメッセージを「MTGの後でいいか」と置いてしまわないようにしましょう。レスポンスを待たせている間は、仕事が前に進むことを阻止しているということ。自分でボールを持ったままにせず、できるだけ早く相手にパスを回す。

このようにタスクを極力早くクリアにしていくことが、後々自分を助けることになります。1分でできることを「メッセージ返信」「MTGの共有」「研修のアウトプット」という "タスク" に追加するのではなく、サッと対応した方が身のためです!

あとは、思ったよりも業務に時間がかかってしまい、期限内にタスクが終わらないこともあるかと思います。そんな時はすぐに報告!!!終わらないことが分かった時点で報告すること。合わせて「あとどれくらいで終わりそうなのか」新しい目安の時間を伝えます。

でも毎回、終わらないので報告→期限を延ばしてもらうということをしていると信頼がなくなってしまい、任せてもらえる仕事の幅が狭くなってしまうので必ず振り返って改善すること。どうして期限に間に合わなかったのか?どうしたら次は期限内に終わらせることができるのか?
仕事はPDCAを自分で回すことが重要です。PDCAができて一人前だと思います。

3|目標に対してメラメラすること

広報志望の学生さんからよく聞かれる質問「広報だとどういった数値目標を掲げているんですか?」

例えば・・・
■採用広報:媒体からのエントリー数〜内定承諾数/採用情報メインに運用しているInstagramのリーチ数やフォロワー数など
■社内広報:社員満足度や離職率といった大きなもの〜社内報閲覧率などのミニマムなもの

現在トリニアスの広報業務を担っている社員は私を含めて3名なので、採用広報・社内広報・社外広報をそれぞれ兼任しながら分担していて、追っている目標もそれぞれ。
業務はこなすだけになってしまうのは本質的ではないため、しっかり逆算して立てた目標に対してやるぞ!!!絶対達成させるぞ!!!と、メラメラしている状態を自分でつくることが大事だと思います。
日々のタスクに追われて「これって何のためにやってるんだっけ?」とならないよう、目標達成した後のことをイメージして(きました!ここでも大事な想像力!)、"こうなりたい" "こういう状態になっていたい" というゴール設定が必要です。また、その目標が、組織目標に連動しているか?スキルアップに繋がっているか?自分の中で納得している目標か?これらを確認することも重要ですね。

以上がトリニアスの広報部で働くうえで大事なコト【きほんのき】です!あくまでも私的です!(笑)

この記事がこれから社会に出る学生さんやトリニアスの広報部に興味をもってくださっている方の役に立てばとっても嬉しいです!とはいえ、私にとってもこれらは常に心に留めておきたいことなので、このアウトプットを通してより意識していきたいと思います!
まだ広報部を立ち上げて1年も経っていないので、これから私たちと一緒に成長していける方からのエントリーお待ちしております♡

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