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入社1ヶ月目の新人に「教えてよかったこと/教えなくてよかったこと」(前編)

こんにちは。株式会社ソリューションの入社7年目の北村と申します。

早いもので、2019年も2ヶ月目に入りますね。

来たる4月には、新入社員を迎える会社様も多いと思いますが、“今の若い子たち”を育成するというのは、何年経っても難しいものですよね。

弊社もこれまで13年間の中で、自社もお客様も含めて300人以上の新入社員の育成をしてきたのですが、やっぱり“コツ”というのは存在するものだな~と感じます。

そこで、今回は実際に育成していく中で実感した「入社1ヶ月目で教えておいた方がよかったこと/教えなくてもよかったこと」をまとめてみました。


入社1ヶ月目で教えておいた方がよかったこと


■「できなくても大丈夫だよ。」まずは“新卒の価値”を伝えよう。

入社したばかりの新入社員は基本的に「できない」ことばかりです。

当然上司にとっては「なんでそんなこともできないのか?」と腹が立ってしまうことも出てきます。

ただ、それは「新入社員側も一緒だ」という視点を持つことが大切だと思います。

誰だって上手くできない時は、辛く、苦しいものです。

新入社員も大学時代の「出来ていた自分」から新米社会人になって多くの「出来ない自分」という壁にぶつかります。

会社に迷惑をかけることが多くなると、自信を喪失し、動けなくなってしまいます。

しかし、最初に

「何のためにうちの会社は、新卒採用をしているのか?」という目的
新入社員に期待していること

等を伝えてあげると、「1年目でもできることはなんだろう?」と、自分が少しでも役に立てることを探してくれるようになることがよくありました。

結局はその“行動力”が、成長につながるので、まずは「1年目でもできること」という課題を与えてチャレンジさせてあげた方が結果的に成長は早いと思います。

「できなくても大丈夫!」
「まずは、わからないことをわかるようになることにこだわろう!」
「これだけは挑戦してみよう!」

等を伝えておくと、新入社員は落ち込みづらく、行動のスピードが増していきますよ。



■当たり前だけど、当たり前じゃない!?「メモを取ろう」

「メモを取る」は社会人として常識というか、当たり前というか・・・そんな気もしますが、実は学校を卒業したばかりの新社会人にとっては当たり前ではないことが驚くほど多いんです。

実際に話を聞いてみると、どうやら大学の授業を受けるスタイルも変わってきているようです。

十数年前までは授業は“ノートを取る”ものだったと思いますが、今は携帯電話で“写真を撮る”ことも多いのだとか。手書きでメモをする行為そのものが少なくなっているという時代の流れがあるんですね。

また「メモを取る時間」というのも実は新入社員にとってはエネルギーが要ります。

いわゆる「ゆとり世代」と呼ばれる方々は、良くも悪くも「周りの様子が気になる」という特徴があります。

そのため、上司に教えてもらっている時に「自分がメモしていて、上司を待たせている」時間が非常に苦手なんです。

「待たせないように!」と焦り、メモを取らない/雑に取るという流れになってしまいます。

だから教える側から先に「きちんとメモを取ることは大事だよ」と伝えた方が、新入社員としても落ち着いて教わったことをノートに残すことができます。

仮に数ヶ月後経ってから、「メモを取るように」と教えても、それまでの数ヶ月間に教えたことは漏れてしまうので、ここは最初の1ヶ月で習慣にさせておいた方が後からとても楽になります。

また最近よく見る傾向として、PCやスマートフォンでメモするという新入社員もいるので、会社としてそれが可か不可かも事前に伝えておくといいと思います。



■これには驚いた!「固定電話のかけ方/取り方」

これには私自身も驚いたのですが、今の新入社員は「固定電話のかけ方/取り方」に慣れていない場合があるんです。

そもそも物心が付いた時から携帯電話と触れ合っているので、携帯電話では問題ないのですが、固定電話になると途端に抵抗感が大きくなります。

会社の電話機も会社ごとに様々な種類があるので、

どのボタンで電話をかけるのか
保留はどのボタンか
電話を出る時はどのボタンを押せばいいのか
押してはいけないボタンはあるか

等は、あらかじめ教えておくといいと思います。

また大枠でもいいので「会社宛にどのような電話がよく来るのか」を教えてあげておくのもオススメです。

「この商材の場合は、このマニュアルを見て話すんだよ」とか
「この内容については、担当の●●さんに代われば大丈夫」とか

ある程度頻度の多い内容を先に伝えておけば、新入社員もその後の対応をスムーズに行ってくれます。

余談ですが、少し前に、会社の電話が鳴ってもずっと出ない社員がいたのですが、訳を聞くと「家の電話はいつも番号の代わりに名前が出るので、『知らない番号の時は出ないように』って言われてたんで」と言われて衝撃的でした。なるほど。これも時代ですね。

最近は自分が電話に出ても用件が分からないと思うため、電話が鳴っても出ずに「先輩、電話ですよ!」と言ってしまう若手社員も増えているそうです・・・。きちんと教えなければ。



■ まさかやっていないとは・・・メールフォルダの振り分け

私が「教えておけばよかった!」と強く思ったことがあるのが、メールフォルダの振り分けです。

意外と忘れられがちなのではないでしょうか?社会人になると、色んなメールが届きますね。

社内の報告・共有のメールや、お客様とのやり取り、協力業者とのやり取りなどもあります。しかも問題なのは、メールマガジンと迷惑メールの多さです。

多くの会社では、入社時に新入社員が使用するPCのメール設定自体をしていると思うのですが、その際にはメールフォルダの振り分けも教えておかないと、ひどいことになります。

ある時、入社2年目の後輩のメールボックスをたまたま確認する機会があったのですが、全メールが同じフォルダに入っていることがありました・・・。

「えっ、これ、フォルダを分けていないの?」と質問すると、「えっ!そんな機能あったんですか?」と言われました。

入社して1年間、すさまじい量のメールを一つのフォルダに入れたまま管理していたなんて・・・想像しただけで、仕事の効率が悪くなる理由がわかりました。

入社して最初のタイミングで、メールフォルダを一緒に作って教えてあげて、自分でフォルダ分けをできるようにしてあげることが彼の仕事効率を上げることになるのだと、その時、痛感しました。



■一人で抱え込ませないコツ!「先輩/上司の時間の頂き方」

新入社員の特徴の一つに、「一人で問題を抱えてしまいやすい」という点があります。

しかも後から相談をもらった時には、事態がかなり悪化しているので「もう少し早く言ってくれれば」なんて思うことは、今までも経験されているのではないでしょうか?

ただ、今の新入社員も「こんなことを聞いてもいいのかな?」と日々葛藤しながら仕事をする傾向があります。そもそも新社会人になり、自信がない中で上司の忙しそうな姿を見ていると、声をかけづらいという状況が生まれてしまいます。疑問や相談があっても、あまり迷惑をかけたくないという気持ちで、一人で抱えてしまいがちです。

だからこそ、入社1ヶ月目に上司の方は「自分の時間の頂き方」のルールを先に伝えておくと、いいと思います。

例えば、

「忙しそうでも一言かけて。無理な時はちゃんと言うから」とか
「●~●時は相談タイムとして時間をあけるから、その時にいつでも相談して」とか

そういう約束をすることで、新入社員が相談しやすい環境を作ってあげるといいと思います。

あとは、「誰に相談したら問題を解決しやすいか」を教えてあげることも相談のしやすさを生むための一つのコツかと思います。

「PC関連は、総務の●●さんに聞くと解決してくれるよ」
「備品に関しては、●●さんが管理しているから聞いてみて」

等を先に伝えておくと、新入社員も気軽に聞きやすくなります。



今回は、「入社1ヶ月目に教えておいてよかったこと」をまとめてみました。

明日は、反対に「入社1ヶ月目では教えなくてもよかったこと」について書いてみたいと思います。ぜひお楽しみに!

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