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マルチタスクが難しいときの時間管理

こんにちは、サイトエンジン株式会社の梅澤です。突然ですが、私の仕事はマルチタスクです。

マルチタスクというのは様々な仕事を並行して、もしくは短時間で切り替えながら行うことを指しますが、マルチタスクが得意で仕方ないという人はなかなかいないのではないかと思います。

ですが、仕事の場においてはマルチタスクをこなす能力が様々なタイミングで求められますし、サイトエンジンでの仕事でも当然求められます。

サイトエンジンでは基本的に複数のお客様の案件を同時進行で進めているので、そういった場面でマルチタスクの能力が必要なのですが、なかなか頭の切り替えが難しく、時間を効率的に割けないことがあります。

ですが、サイトエンジンには、様々なツールを使ったり、工夫をしたりしながら、効率よく時間を使いながら働ける環境が整っています。

私個人はとても不器用なのでマルチタスクがとても苦手ですが、おかげさまで何とかサイトエンジンで仕事をさせていただけています。

今日は、もっと上手く時間を使ってマルチタスクをこなしたい人に向けて記事を書いてみます。少しでも参考になれば、欲を言えばこの記事から得たノウハウを持ってサイトエンジンで働きたい、という人が増えるといいなという祈りも込めているので、ぜひ読んでください。

サイトエンジンにおける時間管理ツールの使用

以前弊社で運営するかくたまブログでもtogglに関する記事をアップしているのですが、サイトエンジンではtogglやgoogleカレンダーなどのツールを利用して時間や予定を共有管理しています。(googleカレンダーは正確には時間管理ツールではないよね?というつっこみは一旦しないでくれると助かります。)

使い方は「タイムマネジメントツール「Toggl」について」をぜひ読んでいただきたいのですが(あわよくばかくたまブログを読んでもらおうという魂胆は否定しません。ぜひ!)、例えばtogglでは毎日誰が何の仕事をどのくらいしたのかを、社内共有で確認できるようになっています。

後から見返したときに、「こんなことにこんなに時間を使ったの?」というのがわかるので、時間の効率化を進める際の振り返りに使えます。

また、googleカレンダーでは、例えば「3月25日の17時から1時間、お客様とのミーティングがあるよ」、みたいなときに、その予定を入れて、共有で管理をする、ということができます。社内で、誰が何の予定があるのかを確認するほか、私個人は「今日何に何時間使わないといけないのか」を把握するためのツールとして使っています。

他にも、時間管理ツールではないですが、Jiraなどを使い、その日のタスクをチケット形式で共有管理しながら仕事を進めています。

googleカレンダーで未来の時間を管理


一部隠していますが、私は以上のようにgoogleカレンダーで未来の予定を管理することで、時間管理をしています。

9-10時:朝礼

10-11時:記事のチェック

11-12時:記事の修正

12-13時:休憩

13-16時:細かい作業

16-18時:記事チェック

のように、記事の納品日や締切を確認しながら、今日やるべき予定を先んじてカレンダーに入れ、その通りに進めるようにすることで、複数の仕事を漏れなく行うことができます。

その日に急に仕事が入ったり、急にお客様から連絡が来ることもあるので、そのときも考えてかなりバッファを持たせて予定を組むようにしています。

ただ今日のタスク並べても、「あれもやって、これもやって、あとこれも…」となってしまい、結局時間内に上手く進められないことが多くあります。(少なくとも私はしょっちゅうです。)

ですが、このように優先順位をつけてタスクを時間ごとに管理しておくと、どの時間に、どの作業を終えていないといけないのかが一目瞭然です。

また、サイトエンジンではカレンダーを共有しているので、このように予定を入れておくと、私が今何をしているか、というのを他の社員や上司が確認した上で、仕事を振ったり、声をかけたりしてくれます。

サイトエンジンではほとんどの社員が在宅なので、誰が何をしているのかを同じオフィス内で確認することが難しいのですが、共有のカレンダーに予定を入れておくことで、「今何やっているの?」という確認の時間が減り、結果自分も今やるべき業務に集中できるという利点があります。

Togglで過去の予定を管理(振り返り)

その後、私はTogglで自分がその日どのような作業をしたのか振り返って確認しています。カレンダーに入れた予定通りにできたのか、できなかったならなぜなのか(致し方ない理由なのか、改善すべき理由なのか)を確認することで、次回以降、より多くの仕事を効率よく行うためにはどうしたらよいのか、に生かしています。

様々な仕事を同時並行で行うのは人間の脳的にもそんなに簡単なことではないかもしれませんが、ツールを上手に使い、意識して時間管理をすればそんなに難しくありません。

時間管理は環境というより自分の努力で行うことではありますが、サイトエンジンには時間管理、予定管理をより徹底しやすい環境が整っています。

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