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[Zoom/大人数会議Tips]230名規模の全社朝会をやってみた

こんにちは!ポケラボ採用担当の藤岡です。

今朝「【最速開催!?】1人3000円デリバリーOK!Zoomでチームビルディングしてみた」の記事公開したころ、有難いことにたくさん反応をいただきました!
その記事の中に余談として「Zoomで230名規模の全社朝会を開催した」というのをチラッと記載したところ、「どうだった?」とグループ内外の方からご連絡いただいたので、簡単にですが整理した内容をご紹介したいと思います。

もちろんこれ以上の大規模開催をしたことがあるという事例もあるかと思いますし「そんなこと知ってるよ!」という方もいると思いますが、あくまで「これから開催してみようかな?」と考えている方向けに整理しましたので、少しでもご参考いただける部分がありましたら幸いです。


前提

・230名程のゲーム会社で全社員オンラインオフィス(在宅)勤務
・全社朝会という週頭に開催していた全社会議をZoomでトライアル開催
・Zoomはビジネスアカウントで設定(元々、私の業務上権限付与あり)
・当日のスピーカーは司会者含め、5名
・会の所要時間は30分

事前にアナウンスしたこと

・Zoomに入る前に社内システムに接続するためのVPN接続は必ずオフ
→繋いだままだとグループ全体のVPN接続に負荷がかかるため絶対NG
・入室後に各自カメラon※音声はホスト側で全員一括ミュートにする
→視覚情報があるか無いかで、得られる情報が全く違うので基本的には顔出ししていただく
発表者の方は、各自で画面共有(資料ありの場合)→ミュートオフで発表
→ミュートオフはスペースキー長押しの設定が可(単発の発言はこちら◎)
ミュートのON / OFF ショートカットは下記の通り
  Windows Alt+A
  Mac Command(⌘)+Shift+A
・発表内容に対して、適宜反応ボタン(拍手/いいね)を押してリアクションしてほしい
→リアクションが見えないと話しづらいことを想定し依頼
230名規模で初開催なので、冒頭数分テストさせていただきたい旨の共有
→全員ミュート解除した場合にどんな風に聞こえるかの確認
→司会が発表予定者に順番に呼びかけを行い、スペースキー長押しで問題なく発言できるかの確認

補足情報 

・1アカウントで運営するのは大変なので、2アカウント以上を共同ホストに設定し、ミュート等の管理をする人をたてるとより良い
→出来るはずのようだが、今回はなぜか共同ホスト設定ができず断念。できなかったことでの問題は今回は特になかった
・ウェビナーという追加オプションが利用可能であれば、特定のユーザーのみを割り当てて発言を許可することができるらしい

開催後の振り返り

・結論、230名程でのZoom会議は基本的に大きな問題なく実施可能
・全ミュートだと反応が見えず発表者は結構話しづらさを感じる
→盛り上がっている感を醸成できると、みんなで仕事している感が出て良さそう
・全ミュート解除し全員で発声してみたりしたが聞こえづらさはあまり感じなかった
→開始時の挨拶「おはようございます!」や、終了時の「今週もよろしくおねがいします!」はミュート解除して皆で発声すると気持ち良い
※バシッと決めるには慣れが必要そう

次回やってみること

・原則音声はオンにしてみる、家庭音(お子さんやペット)が気になりそうな方等は各自ミュート活用いただく
→次回30分やってみる中でやはり気になるようならやはり全ミュートか
・よりインタラクティブなコミュニケーションの工夫を検討
 ex.発表の開始時/終了時に随時、拍手ボタンのリアクションする
 ex.ミュートの場合、スペースキー長押しで発表/会話に随時参画(慣れが必要)

===

いかがでしたでしょうか?
簡単ではありますが、初回開催の内容は以上となります。

特にインタラクティブなコミュニケーションの工夫で「もっとこうすると良いよ!」ということがありましたら是非教えていただけると嬉しいです。

今回はトライアル開催でしたが、基本問題ないと確認できたので、
ポケラボでは毎週月曜日の全社朝会を定常開催に戻すことにしました!

今後も当面オンラインオフィス(在宅)勤務が続きますので、少しでも全社で一体感を感じられる場をつくれるよう取り組んでいきたいと思います。

以上、少しでも参考にしていただけた部分がありましたら幸いです。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。
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