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裏話大公開!怒涛のメンバーズグループ1,300人リモート社員総会ができあがるまで

皆さまこんにちは!HRエンゲージメント室採用マーケ&広報担当の上野です。

先日、社員総会の記事第一弾として公開した「満足度98%!メンバーズグループ1,300人リモート社員総会が成功できたナレッジを公開!」が大変反響が大きく驚いております!
まだご覧いただけていない方は、ぜひこちらを先にお読みください!

今回はその第二弾として、第一弾では書ききれなかった裏話を大公開していきたいと思います!


「VISION2020」の終了、そして「VISION2030」のスタートに向けて

今年は2014年に立てた中期経営計画「VISION2020」の総括、及び新たな第一歩となる「VISION2030」の発表という大事な節目でした。
総会の途中で流す「VISION2020」の振り返り動画には、社員複数名にインタビューを行い、それぞれの視点からこれまでの歩みを語っていただきました。
また、「VISION2030」の策定は数ヶ月前より、社員複数名からなるプロジェクトメンバーが議論に議論を重ね、時にはメンバーズが組織のあり方として目標にしているデンマークにも海外視察に行き、今後の方向性を社員が主体となって定めました。

リアル開催からリモート開催へ

約3ヶ月前から運営事務局メンバーと社員総会の企画運営を委託しているゼロイン社と企画準備を行っていました。
しかし、開催約1ヶ月前になった頃新型コロナウィルス感染拡大防止のため全社員東京に集まっての開催は中止に。そもそも社員総会自体を中止にするか、それとも延期にするか、でも延期にするといってもいつならできるのか?と頭を悩ませていたところ、ゼロインよりリモート形式でのイベント実績があるというご提案を受けました。それならメンバーズでもできるのではと希望の光が見え、会場は東京渋谷の貸切ホールから晴海本社へ変更し、予定していた3月28日のままリモートで開催をすることに…!

参加者一体感を醸成するために~絶望と希望の狭間で~

リモート開催となると、そもそも配信環境はどうするか?その上参加者一体感を醸成するためのコミュニケーション施策はどうするかという新たな課題が生まれました。そして環境整備や人数制限等さまざまな制限がある中、Google meetやHanguout chat等、いくつかツールを比較検討し、Youtube Liveを使って非公開設定でライブ配信することになりました。

これでライブ配信を見ながらコメント機能を使って社員同士コミュニケーションも取れるし問題ない!と一安心していたところ、非公開ではコメント機能は使えないという事実が発覚…!
再度振り出しに戻り絶望の境地に立たされていたところ、社内で独自にコメント機能を実装できるエンジニアを発見!!彼を見つけたことで再度希望を持つことができました…ほんと救世主…!!

しかしスマホで視聴する社員は動画を見ながらコメントができないため、別途全社員のグループチャットを立ち上げ、そこでもコミュニケーションを取れるように準備しました。
Youtubeと併せ独自機能が実装してできたことで、予定通り無事リモートで開催を進められることになりました!

また、同じチームメンバーに過去の写真をかき集めて動画を制作してもらい、総会開始前に流すことでワクワク感を引き出す演出を実現。

1週間前にリハーサルを行い、ゼロインによるプロの視点で音響や動画の切り替えタイミング・司会や登壇者とのすり合わせも終え、いよいよ来週!これなら準備万端バッチリ開催できるね!と鼻息荒く楽しみにしていたところ、再度事件が・・・

2日前に当日の運営体制を急遽自社4人のみへ ~もう片足谷底に着いているぐらいの絶望と希望の狭間で~

当初はゼロイン含め40人ほどが出勤予定でしたが、開催3日前の夜、東京都から外出自粛要請が発表されました。国民の健康と安全を第一と考える正しい判断だと思います。

そして、運営メンバーで社員総会をどうするか検討し、翌朝には役員全員で会議を行ったところ(自社ながら判断のスピード感半端ないな)、当初予定していたゼロインの演出が必要な表彰式や受賞者によるプレゼン部分をカットすることに。晴海本社に出勤するのも最少人数で遂行するため、自社運営メンバー4人+登壇者3人のみでのミニマムでの配信をすることに決定しました。

社員皆が特に楽しみにしていた表彰式は、社員のせっかくの功績を称える場において、今回初のリモート開催、かつ運営事務局4人ということもあり、何か不具合や上手くいかないことがあれば、それこそ残念な思いをさせてしまうということもあり、後日別の形で発表する決断をしました。

また、司会も出社メンバーを最小限にするため、高野さんによる「こうなったら、上野さん司会やっちゃいなよ~」という、どこかで聞いたことがある「Youやっちゃいなよ~」的なノリで言われ、司会を務めることに。初のリモート開催で上手く進行できるか不安でしたが、もうやるしかないので全力で務めさせていただく決意をしました(笑)

そこからは2日間、皆で怒涛の最終調整を行い、初めての試みながらも過去最高の社員総会にしようという思いで突っ走りました。
ただ、コメント機能は実装したものの、表彰式はなくなったし、皆ちゃんと見てくれるのか、前のめりにコメント投稿してくれるのか、という不安が運営メンバーの中ではありました。
前日のリハーサルで司会の練習をしていても、視聴側の顔が見えないためどんな表情なのか、どんな温度感なのかが分からないため、当日はコメントでしか皆の反応を読むしかないと思っていました。

いよいよ本番当日

午前中に細かい立ち位置や切り替えタイミング等の最終リハを行い、いよいよ社員総会スタート!!
最初は2019年度振り返りムービーから!



司会、まさかの一言目から噛んでしまい、もう笑うしかありませんでした。すみません(土下座)
でも、画面上に励ましのコメントがたくさん流れてきて、とっても心強かったです。


そして、取締役 兼 専務執行役員である高野さんよりご挨拶。
まず冒頭で今回のリモート開催になった経緯を社員に向けて語ってたとえミニマム開催であってもそこに込められた想いはリアル開催と一緒だと全社員に伝えてくれました。また、社員総会では発表とならなかった年間表彰受賞者についても、ノミネート者全員を紹介するという粋な計らいをしてくださりました。


そして、中期経営計画「VISION2020」振り返りムービーへ。
動画撮影時に衣装をメンバーズカラーの紅で合わせてくる強者も(笑)


そして、代表取締役 兼 社長執行役員の剣持さんからの振り返りのお話へ。このVISIONを達成するために突っ走ってきた思いを社員皆でコメントで寄せ合いました。
剣持さんが、過去には倒産の危機もあった時代を振り返るとコメント欄では「当時は本当に倒産すると思いました」との投稿が(笑)これには剣持さんも笑いながら反応されていました。


また、「そんな話があったんだ」「知らなかった、でも社員に任せるって決断をしたのはすごい」といったコメントも多く見受けられました。


そして、前半のパートが終わり20分間の休憩へ。

せっかくなので休憩時間も何か楽しんでもらえないかと思い、前日に運び込まれたグループ会社のロゴが入っているパネルの裏話を。結構このパネルが社員からも評価が高く気に入ってもらえたようです!


そして、ここでなんと事件発生!コメント機能が動かない…だと?!

コメントを投稿しても画面に反映されないバグが起きてしまい、運営メンバーあたふたあたふた…

しかし、神スピードで社内エンジニアが原因を特定、速攻でバグ修正に取り掛かり、休憩時間内に無事コメント機能を復旧!!何回でも言います、ほんとに救世主…!


運営メンバーお手製のトイレアナウンスボードを持って、画面越しに「みんなトイレ行った~?」と問いかけるシーンも。そんなギャップに高野さんかわいいというコメントが相次ぎました(笑)


そして社員総会後半パートへ。

まずは「VISION2030」の発表。ムービーから始まり、プロジェクトメンバーがリレー形式で自宅からプレゼン発表を行いました。これからのメンバーズが目指すべき方向性が発表され、ここでもコメント上で社員による議論が活発に行われました。(プロジェクトメンバーは当日のリハーサル後、本番直前までプレゼンが伝わりやすいよう、話し方のすり合わせを行っていました。)


そして最後は、剣持さんからの閉会の挨拶!毎年恒例の「おー!!」というガッツポーズと掛け声で締め、今回のリモート開催で一番全社員が一体となった瞬間でした。


閉会後も15分ほど静止映像は回していたのですが、その間も皆余韻に浸りながら続々とコメント投稿が続き、最後の最後にカメラを再度回して皆に手を降り、大成功のうちに幕を閉じました。


社員総会を終えて

社員総会が無事終えるまでに、事務局だけでなくたくさんの社員や外部の人の協力があったからこそ「全社員一体型」を実現することができました。
私は今年入社5年目で初めて運営メンバーとして入りましたが、これほどまでにいろいろな人が社員総会に関わっていることに気づき、普段あまり関わらない社員とも関わり合えたとても重要な機会にもなりました。
普段は採用マーケティングと広報が主な仕事ではありますが、この経験を糧に更に社員の思いや頑張りをどんどん発信していけるよう、精一杯努めていきたいと思います!

年間表彰式もリモートでやっちゃいます!

そして、年間表彰式もリモートで開催することが決定!
表彰式の後はレク委員会によるお楽しみ企画も予定しています♪
社員総会記事第三弾ではその様子をお伝えしたいとおもいますので、ぜひお楽しみに!

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