はじめに

皆さんこんにちは！

株式会社キカガクの花里と申します！

今回 Wantedly 初登場なので簡単に自己紹介を記載します☺

▼プロフィール　名前：花里春香
2017年10月に株式会社V-Diordnaへ入社
　主にソフトウェアテストのテスト設計・実行を担当していました。
　またテスト結果の分析から開発者の方へ品質の改善提案などを行っておりました。

2020年1月に株式会社キカガクへ転職。
　コーポレート事業部へ配属後、バックオフィス業務を行っております。

さて、みなさん突然ですが「バックオフィス」に対してどんなイメージを持たれていますか？

多くの方が、「単純作業の繰り返しで成長できなさそう」「パソコンに向かって黙々と作業をしていそう」「与えられた業務をただ淡々とこなす」といったイメージを持っている方がいるのではないかと思います。

ですが、キカガクのバックオフィスは上記のイメージとは少し異なります。

キカガクのバックオフィスは、単純作業の繰り返しをいかに効率的に作業を行えるか、そして社員とのコミュニケーションを大切にし、バックオフィスという立場でどんな風に貢献できるのか日々考えて行動しています。

今回のブログの目的は以下の２つです。

キカガクのバックオフィスの魅力を伝えること
業務改善に役立つ、新しいツール知る機会なってもらうこと

以上の2点にフォーカスを当てて話を進めていきますので、興味がある方は是非読んでいただけますと幸いです！

まずはキカガクのバックオフィスの業務内容からお伝えいたします。

業務内容について

現在キカガクの主な業務内容としては下記の通りです！

・顧客対応(メール、電話等)
・セミナー準備
・請求書等の各種帳票発行
・入出金管理
・契約書の作成、管理
・社内新聞の作成
・イベントの準備、手配　

など

ざっと洗い出しただけでもこれだけの業務があります。

基本的に一人でバックオフィス業務を行うため、以下の2点に注力し業務改善を行いました。

①いち早く顧客に対してレスポンスをするために、

特定のアドレスからメールが送られて来た場合に※Zapierを使用して、※Slack へ通知を送る
顧客から入金があった際に、何件の入金があったのか Slack へ通知を送る

など

※Zapier…日々の作業を簡単に自動化できるアメリカ発信の自動化ツール。Googleスプレッドシートや、Dropbox、Gmailなど主要なサービスをはじめとした様々なツールやサービスを連携させることができます。コードを書く必要がないので、エンジニアのようなプログラミングの知識がなくても自動化の設定が簡単に作成可能です。

※Slack…ビジネス用のメッセージングアプリ。Slack を使うことで、メンバーが 1 つの場所に集まり、チームが一体となって働くことができ、組織のコミュニケーションの方法が変わります

②業務の対応漏れをなくすために、

セミナーの日程が追加された際に Zapier を使用してSlackへ通知を送り、いち早く講師のGoogleカレンダーに登録にする
Excel で管理していたものを GSS へ移行して、リアルタイムで管理を行いダブルブッキングを防ぐ

など

このように、マルチタスクを効率的にこなすためにはどうすればいいのか常に自身で考え、行動に移すことができる力が身に付きました。

ただ改善できるところはまだまだたくさんありました。

その中でも特に作業時間がかかっていたのが、とある資料の作成です。

その作業は毎月決まった期間に作成する必要があり、一人で行った場合 7~8時間程度作業に時間がかかります。

よってバックオフィスの私としてもどうすれば効率的にできるか悩む日々が続きました。

そんなバックオフィスの現状を知って、社長（現：会長）が Illustrator を使い、なんと30分で作業を完結できるようにしてくださったのです！

その他にも、社員の方が「Zapier」といったノンコードで業務を自動化することができるツールの勉強会を開いて教えてくださいました。

そのおかげでバックオフィスの業務改善にも活かすことができたのです。

このことがきっかけでキカガクでは、事業部関係なくチーム全体で課題感を持ち社員一丸となって課題を改善できる会社なのだと改めて感じました。

キカガクにはこうして手を差し伸べてくれる社員の方がたくさんおり、バックオフィスという立場から何かできないかとさらに強く考えるきっかけとなったのです。

現在ではバックオフィスの業務改善だけでなく、社内のコミュニケーションの活性化のために社内イベントを企画したり、社内新聞の作成などにも携わっています！

下記に今まで行った社内イベントに関してのブログを公開しておりますので、是非ご覧ください！(^^♪

オンライン全社会開催レポート！オンラインイベントを成功させる３つのポイントとは。 | 株式会社キカガク

こんにちは！株式会社キカガクの採用担当の吉崎です！あっという間に2021年も2月に入り、キカガクも5期目を迎えたばかりです。5期目のキカガクも何卒よろしくお願いいたします。さて、いままで多くのストーリーを発信していましたが、キカガクが今までどのようにコミュニケーションをとっていたのか、お伝えできていない部分があったので、今回はキカガクの全社会の様子をお伝えしたいと思います！ ...

https://www.wantedly.com/companies/kikagaku/post_articles/308318

【社内バレンタインデー企画】渡す方こそ楽しんで！社員を笑顔にさせる一工夫とは！ | 株式会社キカガク

教育で社会を変えたい方歓迎！AI・機械学習を学び講師として活躍したい方募集 ▍これまでのキカガクキカガクは AI・機械学習領域の教育事業を手掛けています。ビジネスの現場にAIを含めた新しい技術を正しく導入できる人材の育成を目指し、実務で必要となるスキルを厳選して習得できる各種セミナーを提供しています。 2017年に設立され、2021年現在5期目のまだまだ成長途中のベンチャー企業です。 ...

https://www.wantedly.com/companies/kikagaku/post_articles/310124

まとめ

ここまでお読みいただいた皆さまありがとうございます。

繰り返しになりますが、私自身キカガクのバックオフィスとして働く前は、バックオフィスに対して「単純作業の繰り返しで成長できなさそう」「パソコンに向かって黙々と作業をしていそう」「与えられた業務をただ淡々とこなす」といったイメージを持っていました。

ですが、キカガクのバックオフィスとして働いてみると、

マルチタスクを効率的にこなすためにはどうすればいいのか常に自身で考え、行動に移すことができる環境が整っている
技術に詳しい社員がおり、新しいツールに触れる機会が多いためプログラミングスキルがなくてもノンコードで業務改善に取り組むことができる
キカガクのバリューである「Be as one(チームで戦おう)」が浸透しており、各事業部に関係なく手を差し伸べてくれる社員が揃っているため、安心して業務に取り掛かることができる

というように、他のバックオフィスにはない、キカガクのバックオフィスだからこその魅力がたくさんあるんです！

私自身もっともっと業務改善をしていきたいところですが、一人ではできることが限られてきてしまいます。

なのでこれからキカガクの最強バックオフィスになるためにも、業務改善から社内の文化作りなど、キカガクの縁の下の力持ちとして一緒に会社を盛り上げてくれる方をお待ちしております！