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時代に合わせたバックオフィス

こんにちは。人事兼広報担当の三輪です。
秋雨前線とともに肌寒さを感じる今日この頃、皆様いかがお過ごしでしょうか?
世間ではまだまだコロナウイルスの話題で持ちきりですが、そのような中でもオリンピックとパラリンピックの閉会や政権交代のニュースと一時代の終わりを実感しています。

『GOAL TO 2025』もVol.3を迎えることになりました。
Vol.1 “2025年:JOINT CREWの針路”、Vol.2 “事業に懸ける思い”に続き、
Vol.3ではバックオフィス部門の今後の動向と時代に沿った進化について触れていきたいと思います。
売上にこそ直接関わらないものの、円滑な事業運営を行うため、またJOINT CREWが成長していくためには必須の部門です。

その前に、、、少し脱線してしまいますが、『GOAL TO 2025』がWantedlyのStoryランキングでランクインしており、当社の記事を多くの方に閲覧頂けているのだと大変嬉しく思います。
この場を借りて御礼申し上げます。誠にありがとう御座います!

では、前置きが長くなりましたがVol.3に移りたいと思います。

時代に合わせたバックオフィス

バックオフィス業務とは

バックオフィスと一言で言っても、その業務範囲は多岐に渡ります。
本題の前に、まずは当社を参考にしたバックオフィス業務を以下にまとめてみました。

管理業務
受発注・契約管理、売上と利益の集計、経費精算、
資産や税金管理、アカウント管理、その他行政手続き等々

人事業務
人事採用、労務管理(勤怠、給与、休暇、社会保険、労務問題)、
就業規則・規約の改修、福利厚生管理、評価制度、教育研修制度等々

総務業務
備品購入及び管理、書類作成、受電対応、雑務全般、郵送物処理

その他にPMS対応、年末調整、健康診断や助成金対応も担当しており、当社に限らずだと思いますが、かなり幅広く担当しているのが現状です。

バックオフィス業務において求められること

一般的にバックオフィスとは、顧客と関わりを持たない社内向けの業務を指します。
会社内でのデータ処理や各種手続き、各種管理を行っており、経営者が会社の状態を把握する為にも、これらの業務が必要になります。
加えて、最新かつ正確な情報を素早く経営者に伝えるために、効率性や正確性を重視した動きが求められています。

何故重要視されるかは以下の通りです。

しかしながら、ここにはジレンマが生じてしまいます。
データや数値を取り扱うことが多く、処理する領域も広いバックオフィスの業務は、効率的な処理や状況に応じた管理を行う上で、外部のサービス利用やサービス同士の連携を行うことも珍しくありません。
そうすると必要な手続き毎に業務フローが異なり、社内の状況に合わせたフローを一つ一つ構築することもしばしば・・・。
かといって、気ままに人員を増強し、広範囲をカバーできる高級なサービスを次々に導入、もしくは外部に委託するといった手段もあまり得策とは言えません。
(賛否両論ある部分ですが、筆者が思う、バックオフィスに対する一般的な考え方です。)
このような状況下でいかに迅速に、正確に、リスクやコストを支払わずに維持し続けられるか、全体のバランスを考慮しながら管理ができるか、ということを意識しなければいけません。

バックオフィス業務で抱えがちな課題と改善ポイント

前述に加え、コロナ禍や働き方改革といった、世の中の変化に合わせたバックオフィス機能の改善が注目されているわけですが、バックオフィス業務において抱えがちな課題と改善ポイント、そして当社が実施したことに触れていきたいと思います。

印鑑や紙を用いたアナログ業務の負担リモートワークの一番の弊害ですね。
外部との契約書や、社内の手続き書類等、押印するだけの為に出社をするといったコラムも目にしますが、ここを改善するだけで出社比率を大幅に軽減できます。
当社の場合は、電子サインの導入や経費精算、年末調整などの電子化対応を優先して実施しました。
電子データはクラウド上で管理することができるため、紙を社内保管する必要がなくなったことも利点の一つです。
行政側の動きとしても、某大臣の押印廃止の一件が目立ちましたが、各所で手続きの簡略化やペーパーレスを推進されています。(規模が規模だけに一筋縄ではいきそうにないですが。)
eLTAXやe-Govを利用した行政手続きも対応メニューが増え、これらの継続利用も肝になりそうです。

潜在しがちなヒューマンエラー
バックオフィス業務では細かな情報入力が業務の作業の中枢にあたり、常にヒューマンエラーのリスクを抱えています。また、専門知識が必要な箇所も多数ある為、属人化しがち、という問題もあります。
軽微な手続きミスであれば迅速な発見と修正でカバーできるものの、場合によっては大きなインシデントに発展し兼ねません。
属人化を避ける為に切り分けた業務毎のオープン化をしつつ、ヒューマンエラーが起き辛い環境を用意することが必要です。
当社の場合、手動入力を極力させず、選択式、チェック式を用いる思想で独自契約管理ツールを開発。
申請フローによるタイムロスも避ける為、コミュニケーションツールにbotを飛ばすといった機能も実装し、業務効率化を図りました。

社内手続きの見える化
例えば、経費申請や備品申請、休暇申請、福利厚生の申し込み等、実業務とは関係性の薄い手続きは忘れがちです。
気軽にコミュニケーションで乗り切っていた問題も、リモート化が促進する現在では解決が難しくなってきました。
そのような課題を解消する為、元々あった社内用ポータルサイトのリニューアルを行い、社則や申請物のフローの導線を同サイトから統一できるように改善しました。
まだまだ改善し切れてはいない点はあるものの、文章では伝わりづらい部分は申請手順の動画を埋め込んだりと、生きたサイトとして少しずつ進化させています。

※ご参考までに利用したツールをまとめた資料を添付いたします。

現状の成果

課題と改善内容を書き出しましたが、これら対策によって生まれた成果を以下にまとめようと思います。

契約手続きのペーパーレス化
80%達成。紙媒体での保管も激減。
※残り20%は行政及び民間企業の1部手続き。

リモートワーク率(バックオフィスチーム内)
0%→90%
※残り10%は郵送物回収と上記処理を主にした出社。

社内共有資料の可視化
申請先での情報集約。個別質問の低減。

月次、年次決算の早期化
従来よりも10日ほどの短縮。
浮いた工数にて新規チーム(広報)の発足。
※人数はコロナ禍以前から増えていません。

今後の展開

上記の通り、改善を重ねJOINT CREWのバックオフィスチームは進化をしてきました。
そして今後も時代が求めるバックオフィスチームとして、3つのポイントに重点を置いた進化をしていく予定です。

ポイント1
2025年を見据えたアクションプランに向け、取り組むべきポイントの一つとしては、デジタル庁を中心とした行政絡みのDX化に対して、柔軟に対応できる環境を用意することです。
また、総務省によると、自治体が取り組むべき事項・内容についてを以下の通り示しています。

【重点取組事項】
(1)自治体の情報システムの標準化・共通化
(2)マイナンバーカードの普及促進
(3)自治体の行政手続のオンライン化
(4)自治体の AI・RPA の利用推進
(5)テレワークの推進
(6)セキュリティ対策の徹底

【自治体 DX の取組みとあわせて取り組むべき事項】
(1)地域社会のデジタル化
(2)デジタルデバイド対策

【その他】
(1)BPR の取組みの徹底(書面・押印・対面の見直し)
(2)オープンデータの推進
(3)官民データ活用推進計画策定の推進
※総務省発行「自治体デジタル・トランスフォーメーション(DX)推進計画」より抜粋

上記の内容に伴うシステムやオンライン手続きを積極的に利用すること、手続きを円滑に行う為に社内ツールや業務フローを率先して改善していく予定です。

ポイント2
社内のリモートワークの利便性向上、出産や育児環境を含めた、働きやすさをバックオフィス側からも追求することを考えています。
社内手続きを更に円滑に行う為に、手続きが異なる処理の一本化や、時代の変化により発生する新たなニーズや社内独自の手続きへのオンライン対応、福利厚生の見直しや追加等々。
Vol.1, Vol.2 にて触れた事業やそれを担当する部隊のサポートという立場にはなるものの、社内環境をより良く改善することが既存社員のパフォーマンス向上、ワークライフバランス、副業やパラレルワーク等、働き方における選択肢を増やすことへも繋がり、社外へも伝播すると期待されます。

ポイント3
業績への貢献、これはこれまでの話題の数々と比べて毛色の異なるポイントになります。
HR業界では“攻めの人事”と“守りの人事”という言葉がありますが、当社の人事部問は“稼げる人事”といったテーマを掲げ業績貢献にも繋がるように活動してきました。
バックオフィスの管理部門も、経営層やフロントオフィス(ここでは営業や技術部隊を指します。)が担当業務に集中できるようサポートするだけでなく、今後は管理部門含めバックオフィス全体が業績貢献にも繋がるような方針で進めていきたいと考えています。

今回は自部門ということもあり、これまでに比べ長文になってしまいました。。。
Vol.3はここまで。ここまで読んで頂き誠にありがとう御座います。

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