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【生産性の向上】仕事が遅い人と早い人の3つの違い

こんにちは、日本デザインの大坪です。

社会人にとって、仕事のスピードは大切ですよね。

仕事が遅い人は、信頼されず大きな仕事のチャンスが回ってこなくなったり、キャリアアップも期待できません。

反対に、仕事が早い人は生産性が高く優秀な人と判断され、会社への貢献度も高く、どんどん成長していきます。

あなたは自分の仕事のスピードを把握していますか?

今回は、仕事が遅い人と早い人の違いを3つのポイントに絞り、生産性を上げる方法についてお伝えしていきます。

生産性アップの参考になったら幸いです。

1.作業時間の把握

あなたは、具体的な自分の作業にどのくらいの時間をかけているか、詳しく計ったことはありますか?

経営者向けのセミナーでこの質問をすると、半分くらいの方が手を上げます。

しかし、弊社が行っているデザインスクールやライティングスクールの講義中や、パブリックなセミナーで聞いてみると、ほとんどの方がやった事がないといわれます。

仕事のスピードを改善したいとき、基本的に時間を計るというのはとても重要なポイントです。

その点が分かっていないと、仕事が早くなったのか遅いままなのか、自分が成長したのかが曖昧なままになってしまいます。

ダイエットに例えると、わかりやすいかも知れません。

今の自分の体重がどれくらいあるのか分からないと、目標の数字も立てようがないですよね。

数字は基本的に嘘をつかないので、把握して目標を設定することが大切です。

ではどうしたら作業のスピードが速くなるかというと、一つの作業に対して何分かかったのか記録をつけることです。

例えばですが、弊社はWebデザインの会社なのでバナーを一つ制作するとします。

あらかじめ必要な準備をしておき、作業をこれから始めるというタイミングで何時何分かを確認し、集中して作業を行います。

そして作り終わった時間を見て、自分がそのバナーを1つ作るのにどれくらいの分数がかかったのかを測ります。

意外と集中して作業してみると、15分で終わったり、集中していないと30分かかったりと、そういった傾向が自覚できます。

時計を見ながら作業するというのは弊社でも意識してもらうようにしていますので、あなたもぜひ記録をつけてみてください。

日々、自分の作業にどれくらい時間がかかっているのか、「まず自覚する」ということがとても大切です。

作業に時間がかかっていても、早くなって分数が短くなってくるとそれだけで仕事が楽しくなりますので、ぜひ実践してもらえたら嬉しいです。

2.マルチタスク

マルチタスクという言葉を聞いたことがあるでしょうか?

文字通り複数のタスク、複数の仕事を同時に行うことを指しています。

例えばクリエイティブな企画職だったり、そのディレクションのような役割の場合は常にマルチタスクの状態なので、そのような職業の方は一旦省いて聞いていただけたらと思います。

それ以外の作業は、すべてシングルタスクに落とし込みましょう。

例えば毎朝のメールチェックをしているとき、読んでいる途中で「あっ、この件を○○さんに確認しなくては」といった具合に、別のツールを開いたりしたことがあるかと思います。

現在、私は完全に通知オフにしているのですが、作業をしていて右上にポップアップ通知がくると、すぐに別のツールを開いていました。

そして元の作業に戻ろうとしたとき「あれ、何の仕事をしていたんだっけ」と思い出せなくなることが多々ありました。

別のメールを開いたり電話をしたりと、その他のツールを往復するということ自体が、作業の効率とスピードをものすごく下げていました。

この問題を解決するには、一つの作業を集中して終わらせることが必要です。

マルチタスクになってしまいそうなものを単純に、シングルタスクに戻しましょう。

例えば朝パソコンの前に座って、これから30分間は来ているメールを見る、未読メールを返すことだけに集中すると決めます。

途中で他のツールの通知が来ても、携帯が鳴っても出ないと決め、実行します。

そのメールの中に、例えば誰々に進捗確認をしなくてはいけない、振り込みしなくてはいけないなどタスクが出てくると思うのですが、その時もいちいち処理しません。

例えばパソコンの横にメモ帳を置いておき、箇条書きでどんどんメモしていきます。

また、基本的にツールの通知機能は切っておいた方が生産性が上がります。

これはすぐにできることでオススメなので、ぜひやってみてください。

3.すぐ終わるタスクの扱い

すぐに終わるタスクとは、例えば、コピーをお願いされた、書類を渡してくるように頼まれた、などです。

すぐに終わる仕事を依頼された時に、後でいいかなと後回しにしたりせず、すぐにやりましょう。

5分で終わるような仕事をやらずに放置しておくと、頭の中が「あれやらなきゃ、これやらなきゃ」と、できていないことばかりで一杯になってしまいます。

大半の人は、このことが3つ以上溜まった時に、既存の作業の生産性が異常に下がります。

これは、2つ目にご紹介したマルチタスクの場合とは違います。

例えば先ほどの例でいうと、メールを見ていて、やらなければいけないことがどんどんメモに溜まっていきますよね。

メールを返し終わった後すぐに、5分くらいで終わるものからどんどん捌いていきます。

対策として、後回しにせず、すぐに取り組む癖をつけましょう。

タスクをすぐに終わらせることができると、頭の中で「あれができていない、あれをやらなくては」という無駄なエネルギーを使わなくて済むようになります。

どんどん生産性が上がり、仕事が終わっていない嫌な気分になる時間も減るでしょう。

楽しく働けるようになりますので、このやり方はとてもオススメです。

まとめ

今回は、仕事が遅い人と早い人の違いを3つのポイントに絞り、生産性を上げる方法についてお伝えしてきました。

仕事が早くなれば生産性が上がり、あなたは優秀な人材として評価されどんどん成長していきます。

上司の信頼を得ることができ、新しい仕事や案件を任せて貰えるようになるでしょう。

ぜひ明日から時間を意識して、3つのポイントを実践してください。

本日お伝えしたことが、あなたの仕事の生産性向上に役立つことを願っています。

もし、この記事を参考にして「仕事が早くなりました」「このようなことが変わりました」などありましたら、コメントで教えていただけたら嬉しいです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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