リモートワークや在宅勤務など、最近は働き方が多様化しています。

どこで働いていても、タスク管理や情報共有を効率化して業務を進められることは、企業にとって大きなメリットです。

今回は業務の効率化のために、foriioで使用している社内ツールの特徴と活用法をご紹介します。

【Jira】タスク管理ツール

「Jira」はAtlassian社が開発した、タスク管理ツールになります。

クラウド型とサーバー型があり、PC・タブレット・スマートフォンで利用が可能で同期もできます。

ユーザー数10名までは無料で利用することが可能です。

1つのタスクに対して1枚のチケットが発行され、タスクが完了するとチケットが無くなる仕組みになります。

チケットにはタスクのステータスを「作業前」「進行中」「完了」などと記録することができ、状況を把握しやすいです。

チケットの数で、今のタスクがどのくらいあるのか確認できます。

Jiraを活用することで、リモートワークでもタスクの進捗状況を確認しながら共同作業をすることが可能になります。

幅広いカスタマイズが可能

Jiraの特徴の一つは、様々なカスタマイズに対応していることです。

サブタスクを作成したり、課題のステータスもカスタマイズできます。

一から自分好みのオリジナルのテンプレートを作成することも可能です。

各々で使いやすくカスタマイズすることで作業を効率化することができ、チームワークの向上へと繋げることができます。

豊富なレポート機能

豊富なレポート機能はJiraの大きな特徴です。

レポートの種類は12種類もあり、タスクの進捗や実績値などのプロジェクトの状況を、様々な形式でひと目で確認することができます。

タスクの確認に便利なカンバンボード、スクラムボード

Jiraに搭載されているスクラムボード、カンバンボードはタスクを確認する際にとても便利な機能です。

カンバンボードはタスクが記載されたプレートが並べられていて、チームのメンバーのタスクをひと目で確認することができます。

活用することで、チーム内でこれからすべきことが明確になり、効率良くプロジェクトを進めていくことが可能になります。

スクラムボードは、一定期間に完了させるべきタスクだけを並べて、今やることだけに集中して取り組むことができる機能です。

チーム内の業務を効率良く進める役割を果たします。

【Confluence】 社内wikiツール

「Confluence」は「Jira」と同じくAtlassian社が開発した、社内での情報共有を効率化するツールです。

こちらもJiraと同じくクラウド型とサーバー型があり、ユーザー数10名までは無料で利用できます。

社内やチーム内での情報共有を可能にする

Confluenceを利用することにより、情報共有の効率化が可能になります。

チーム内で情報を共有できるため、個々できちんと確認をしていれば情報の共有漏れを無くすことができます。

また会議の議事録など、チャットツールではあまり記録されない内容もConfluenceを使用することで皆で共有できます。

活用していくことで誰かに確認をする作業を省くことができ、効率良く作業を進めていくことができるでしょう。

ドキュメント作成が簡単

Confluenceは簡単にドキュメントを作成できるのが特徴です。

Wordの様にページを作成したり、テンプレートもあるので手間をかけずにドキュメントを作成することができます。

ウォッチ機能

ウォッチ機能は、ドキュメントが更新された時にメールで通知を受け取ることができる機能です。利用することによりチーム内の情報共有がより活発化されるでしょう。

コメント機能

Confluenceは、チームで共有されたドキュメントにコメントを付けることができます。

コメントを確認しチームの課題点などを議論することにより、業務を良い方向へ改善することができることも特徴の一つです。

Jiraと連携ができる

Confluenceは上記で紹介したJiraと連携をすることができます。

その場合は、JiraよりConfluenceを開設、連携します。

連携することにより、ConfluenceのページにJiraの課題を一覧表示ができたり、Confluenceにある議事録からJiraに課題を作成することなどが可能になります。

また双方でリンクが作成されるため、確認した課題やドキュメントを簡単に確認することもできます。

【Slack】 チャットツール

「Slack」は、ビジネスチャットツールです。

無料プランが用意されていて、情報を共有できる人数は無制限になります。

こちらもPC・タブレット・スマートフォンでウェブアプリまたはアプリで同期・利用が可能です。

チャンネルのグループチャットで、社内やチームの情報を共有します。

ダイレクトメールやメンション機能で個人的に連絡を取ることも可能です。

どこにいても社内の情報を簡単に共有できるため、世界中の企業から支持を得て採用されています。

通話機能

Slackは通話機能とビデオ通話機能を利用することができます。

無料プランでは1対1のみの利用になり、有料プランになると複数人数

で利用することが可能です。

通話の方法も簡単で、ワークスペースのメンバーとの会話を気軽に行うことができるのもSlackの利点です。

テキストだけでは説明しづらい内容も、直接言葉で伝えることで分かりやすく伝えることができます。

Slackの通話機能も活用することにより、リモートワークであってもコミュニケーションが取りづらくなる心配は少なくなります。

情報共有のしやすさ

Slackはチャンネルで情報共有をします。

途中から加入した人でも、チャンネルの過去のスレッドを確認することで、現在までの過程の情報共有をすることが可能です。

知りたい情報も、検索機能で見つけ出すこともできます。

このように、情報共有をしやすいことがSlackのメリットの一つです。

カスタマイズ機能

Slackは通知設定やリマインダー機能などもカスタマイズをすることができます。

自分が利用しやすい様にカスタマイズをして、業務やコミュニケーションを効率化していきましょう。

様々なサービスと連携ができる

Slackは、多くの外部サービスと連携することが可能です。

こちらもSlackを利用する大きなメリットで、連携することでより効率的に業務を進めることができます。

• googleドライブ
• dropbox
• Jira
• Confluence

先ほどご紹介した、JiraとConfluenceもSlackと連携できます。

連携をすることにより、JiraとConfluenceの情報が更新された際にSlackに通知が来ます。

タスク管理や社内情報の確認漏れを減らすことが可能になります。

各々のツールを連携をして効率化しよう

JiraとConfluenceは同じAtlassian社が開発したツールのため、連携の操作は簡単です。

SlackとJiraは、アドオンを利用しなくても連携が可能です。

Slackとconfluenceの連携には、アドオンが必要になります。

アドオンには種類がいくつかあるので、自分が使いやすいものを選びましょう。

各々のツールを連携することにより、より効率的に業務を進めていくことができるでしょう。

まとめ

今回紹介したツールを利用し、さらに連携させていくことで業務の課題や情報の漏れが無く、効率的に業務を進めていけます。

そして、どのサービスにも無料版があります。

Web業界ではよく利用されているツールなので、興味がある場合は試してみてください。

Slackに関しては、Web関係のコミュニティのチャットツールとして利用されている場合も多いので、自分の興味のあるコミュニティに採用されていれば、そこに入り利用してみるのもいいでしょう。

foriioでも、これらのツールを活用して効率的にコミュニケーションをとり、業務を進めています。