仕事をスムーズにすすめるために「情報・データの共有」や「コミュニケーション」は欠かせません。

業務効率化ツールもたくさんリリースされています。

今回は、foriioで活用しているものの中から4つのツールの特徴と活用法をご紹介します。

いずれもWeb業界でよく使われているお役立ちツールです。

【Notion】メモ、タスク管理、スケジュール管理

「Notion」はメモやタスク・スケジュール管理に使えるツールです。

PCではウェブ版またはデスクトップ版、スマホやタブレットではiOSとAndroidのアプリが利用できます。

複数の端末で同時に開いているときの同期もスムーズです。

個人向けのパーソナルプランは無料です。

2021年10月から日本語に対応し、より使いやすくなりました。

メモや記録をとって整理

Notionの入力方法はシンプルで、編集・整理はドラッグ＆ドロップで簡単です。

メモ、アイディア、議事録、日々の作業記録、Webクリッパーなど、すべてNotionに集約して管理できます。

目的別にアプリを複数入れて切り替える必要はありません。

Wikiやデータベースとしても活用でき、業務に必要なマニュアルやデータなどをまとめておくのに便利です。

さまざまなテンプレートが公開されているので、目的に合ったものを探してみましょう。

タスクやスケジュールの管理

Notionはタスクやスケジュール、プロジェクト管理にも活躍します。

シンプルなToDoリストやリマインダーから、プロジェクトボード、ガントチャートの機能まで、多彩な機能が揃っています。

機能ごとに別のアプリやファイルを使う必要がなく、Notionだけでプロジェクト全体を管理することが可能です。

チームで共有すれば、メンバーの誰でもプロジェクトの状況を一目で把握できます。

作ったページをWebサイトとして公開

Notionのページは、ワンクリックでウェブサイトに変換して公開できます。

履歴書、ポートフォリオ、個人のウェブサイトなども、Notionで作ったページを公開すれば簡単です。

【Google Meet】ビデオ会議

「Google Meet」は、誰でも利用できるビデオ会議システムです。
全世界にユーザーがいるGoogleのインフラ上にあるツールなので安定性があり、特にセキュリティに力を入れているのが特徴です。

ブラウザから簡単に参加してもらえる

Google MeetはGoogleアカウントを持っていればブラウザから簡単に利用でき、アプリをインストールする必要がありません。
Googleアカウントは多くの人が持っているため、社外の方にも会議に参加してもらいやすいというメリットもあります。

Googleサービスと連携して会議をセッティング

Google Meetは、Googleサービスとの連携が便利です。

例えば、Gmailの画面からワンクリックで会議をスタートできます。
Googleカレンダーで会議の予定を書き込むときにグループを指定することで、自動的にメンバーを招待することもできます。

【Google ドライブ】クラウドストレージ

「Google ドライブ」は、Googleが提供するクラウドストレージサービスです。
Googleアカウントで利用でき、パソコンからもスマホからも簡単に操作できます。

1つのGoogleアカウントにつき、Google ドライブ、Gmail、Google フォトのデータをあわせて15GBまで無料です。

URLで簡単にファイル共有

Google ドライブではファイルの共有範囲や編集権限を設定することで、URLを知らせるだけでチームやクライアントとファイルを簡単に共有できます。
ファイルを保存してメールなどに添付して送受信、といった手間がかかりません。

Officeのデータもブラウザ上で編集

Microsoft Officeで作成したファイルをGoogleドライブにアップすると、ブラウザ上で編集できます。

一旦ローカルに保存してからOfficeで開いて編集、といった手順を踏まなくても、オンラインでそのまま編集作業ができます。

WordのデータにはGoogleドキュメントで、ExcelのデータにはGoogleスプレッドシートで、PowerPointのデータにはGoogleスライドが対応しています。

もちろん、Googleドキュメント・スプレッドシート・スライドのデータも編集できます。

【Figma】デザイン作成、共有

「Figma（フィグマ）」は、WebサイトのワイヤーフレームやUIデザインをブラウザ上で作成できるデザインツールです。

Webサイトやアプリを実際に制作する前に、試作デザイン（プロトタイプ）を作るプロトタイピングツールとして活用されています。

デザインを無料で効率よく作成

Figmaの大きな特徴は、個人向けのStarterプランなら無料で利用できることです。

簡単な操作で充実した機能を使えるだけではなく、プラグインやテンプレートも多数公開されているので、デザインを効率よく作成できます。

日本語表示には対応していませんが、Chrome専用プラグイン「Figma　日本語化」を利用すれば日本語で表示することも可能です。

ブラウザから簡単に利用・共有

Figmaはブラウザ上で動作するので、インターネット環境さえあれば環境に左右されず誰でも利用できるのが強みです。

例えば、デザイナー以外のメンバーやクライアントともURLひとつで簡単にデザインを共有できます。

ソフトのインストールやファイルの送受信は必要ありません。

デザイナー以外のメンバーもデザインに参加

Figmaは操作が簡単なので、デザイナー以外のメンバーでもプロトタイプをある程度作ってデザイナーにイメージを伝えることができます。

デザイナー以外のメンバーが初期段階からデザインに関われると、メンバーとデザイナーとの間で生じるイメージの食い違いを防止できます。

リアルタイムで共同編集やコメントができるのもメリットです。

他のメンバーと同時にFigmaを開きながら作業することで、離れている相手との共同作業や、それぞれの意見を反映させながらのデザイン作成が可能です。

デザインを作って保存、共有してからフィードバックを受けて修正、といったやりとりがなくなるため、デザイナーの負担軽減とスピードアップにつながります。

一人で作業するのであれば無料のStarterプランでも十分です。

foriioではチームで作業するため有料のProfessionalプランを利用しています。

ProfessionalプランはStarterプランに比べ、編集できる人数、ページ数、プロジェクト数などの制限がなく、チーム向けになっています。

まとめ

foriioで使用しているツールの活用法をご紹介しました。

Web業界に就職・転職を考えている方には、これらのツールに慣れておくことをおすすめします。

どのサービスも個人向けの無料プランがあるので、まだ使ったことがない方はぜひ試してみてくださいね。

foriioでは、ツールを活用して業務を効率化し、リモートワークなどの働き方にも柔軟に対応しています。