こんにちは、通販物流事業部の梅田です。
拠点紹介シリーズから今度はもう一歩踏み込んだ、部署紹介シリーズをお送りしております。

3回目の今回は事務所。その中でも弊社の旗艦センターである東京センターの事務所をご紹介します。お客様にお荷物をお届けするには送り状を貼らないとお話になりません。現場では荷物を梱包して送り状を貼っていますが、その上流工程には送り状（伝票）を発行していく作業があります。

その辺の業務を一手に引き受け、センター全体の伝票をガシガシと出力していくお嬢さん集団、それが事務所スタッフです。

事務所の業務というのはどういったものがあるのでしょうか。
今回はお嬢さん達を取りまとめる事務所の長、カツ・ワタナベ氏にお話を伺っていきます。

梅田：渡邉さん宜しくお願いします。
渡邉：こちらこそ宜しくお願いします。

■どんな業務があるのでしょう？

U:事務所の業務ってどんな内容があるんですか？
W:様々な内容があります。主には伝票発行になりますがそれだけではなく備品の管理や代引き着荷物の支払い、郵便局の対応など本当に多岐に渡っています。
U:電話窓口なんてのも事務所が請け負ってくれていますよね。
W:そうですね。東京FCには100社程度の荷主様が入っていますから電話の問い合わせもかなり多いです。また他センターからも電話がありますからちょっとしたテレアポみたいなもんですね。
U:センターの顔役ってところです。
W:そうですね。ですので電話は速やかに出ること、明るくハキハキとしゃべることについては口を酸っぱくして指導しています。
U:なるほどー。

■現場とのコミュニケーションはどうとってる？

U:現場の状況によって伝票発行の依頼って適宜入ってくる感じですか？
W:そうですね、大体は午後に集中することが多いですかね。
U:現場とのやり取りはどうしてるんですか？電話？
W:前はそうだったんですが、今はskypeが中心ですね。電話を受けて手書きのメモを書いて～とやっていた頃に比べると作業効率は格段にあがっていますね。
U:ログが残っていれば後から確認も出来ますもんね。
W:そうなんです。便利な世の中になったなぁと痛感します。あとは事務所側でも荷主様の出荷データアップ時間を確認しながら現場からの依頼が無くても自動的に伝票を発行して回したりしています。
U:それは現場も助かりますね。

■困っていることなどありますか？

U:色々な仕事を事務所で請け負っていると思いますが、なんだか困ったなぁというような事はありますか？
W:うーん、そうですね…何だろ…まぁ結構現場との軋轢は気になる時がありますね
U:というと？
W:結局現場スタッフは伝票出してください！っていうタイミングが伝票が欲しいタイミングなんですよね。ただこれが時間が集中する事が多いんです
U:先程午後に集中すると言ってましたよね
W:はい。そうなってくるとプリンタが有限なだけに対応が追いつかない事がある。伝票が出て来ないと現場からはまだかまだかと催促が来る、プリンタのスピードは急かしても早くならない。
U:そこに追い打ちでまだかまだかと来れば…
W:当然イライラもしますよね。そうするとミスが誘発される。これはまぁしょうがないところではあるんですが悩みの種ですよね。
U:たしかに。なにか緩和する方法はないものですかね。
W:せめて依頼の際に優先順位を付けてもらえるといいかもしれません。事務所的には依頼のあった順に出していくので。件数の多いこっちのバッチから出してほしいとかとか。要望も添えて依頼してくれると助かります。
U:投げっぱなしの依頼では報連相不足ですもんね。

■将来のビジョンはありますか？

U:昔、発行した伝票は手で数えていましたが計数機が入り機械が正確に早く計数してくれるようになりました。先程あったように電話で依頼のやりとりをしていたものがskypeを利用する事で便利になりました。
W:ええ。
U:時代の進化と共にだいぶ便利になってきたかとは思いますが、将来どのような形になっていくかイメージはありますか？
W:そうですね…伝票発行のところで言えばまぁプリンタは時代の進化に合わせて新しいものに順繰りで変えていく必要はあるかもしれません。荷主数や荷主様の企業成長と共に出荷件数は年々増えています。それらをよりスピーディに対応するにはまず伝票が早く出ないことには始まらないですからね。
U:たしかにそうです。
W:あとは複数同時に別々のプリンタから出力出来るようにシステム改修出来るといいですね。佐川急便さんで言えば今は1バッチ単位でしか伝票が出せないので…。
U:それはたしかに同時に出せたら作業効率は倍ですもんね。
W:ええ。それで最終的には自動化でしょうね。バッチが貼られた瞬間に伝票発行が始まるとか。そうなることで人為的な負担も大幅に軽減されるわけです。
U:注力しなきゃいけない箇所が減ればヒューマンエラーは減らせますね。
W:そういうことです。
U:なるほど。今日はありがとうございました！
W:ありがとうございました。

いかがでしたでしょうか。事務職というのは、まぁそれこそ昭和な時代には紙の帳簿に手書きでしていたものです。その頃から比べれば格段に便利な時代にはなりましたが…いやいや、まだまだ技術の進歩は衰える事を知らずですね。時代の進化に合わせて面倒を便利に変えてきながら現場を支えるサポーターとして事務所機能があるんですねー。

では、次回をまたお楽しみに！