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日本補綴歯科学会 第130回記念学術大会のWeb開催を担当しました!

こんにちは!歯科事業部の原です。

7月に入り東京は一気に真夏日が続いていますね。私は暑さが大の苦手なので、ここから数ヶ月辛抱する日々が続きそうです...笑

今回は先日行われた日本補綴歯科学会 第130回記念学術大会(ライブ:6/18〜20、オンデマンド:6/26〜7/4)をレポートします!


昨年から歯科学会の運営サポートを実施

昨年から日本口腔インプラント学会 第50回学術大会、日本老年歯科医学会 第31回学術大会をはじめとした歯科系学会の学術大会、地方で行われている学会の支部会やスタディグループなどのWeb開催を担当してきました(もちろん、医科系のWeb学会も担当しています!)。

当社の強みは従来培ってきた「Webシステム制作」「動画制作」「ライブ配信」などの技術・経験を大いに生かしながら運営していける点です。

また歯科情報メディアDoctorbook academyなどのサービスを通じて歯科医師と日々関係を構築しているので、学会で関わる先生方とも既に関係性が築けていることも強みと言えます。


▼準備期間は、ドキドキ

2020年末から大会校の東京医科歯科大学様、運営事務局の株式会社日本旅行 東日本法人支店様と一緒に準備を進めていきました。

学会運営の醍醐味は、社内はもちろん社外を含めた多くの人を巻き込みながら仕事を進めていくことです。関係者が多いほど調整力や対応力が求められますが、成長を実感できる良い機会になります(この後読み進めて、少しでも興味を持った方はエントリーをお待ちしています!笑)。


半年ほどの準備期間の中で、当日のスケジュール調整、ライブ配信の準備、他にも当日特設サイトの開発などを行っていきます。

しっかり準備が進行できているか、プロジェクトマネジメントの力も試されます。油断できない日々が続きますので、1つ1つの工程を丁寧に進めていきます。


当初は大会校である東京医科歯科大学にて現地開催+Web開催のハイブリッド開催が予定されておりましたが、結果的に新型コロナウイルスの影響などもありWeb開催のみの決定がなされました。

当社としてはハイブリッド開催はもちろん、Web開催(LIVE・オンデマンド)やポスター発表のみの運営など多岐にわたるサービスを提供しているため、今回は情勢の変化にスムーズに対応できたと思います。


▼ライブ配信当日も、ドキドキ

半年ほどの準備期間はあっという間に過ぎ去り、気づけば6/18〜20のライブ配信本番がやってきました。

ライブ配信では最大A〜Dの合計4ラインを配信する時間帯もあり、4ライン全てが問題なく配信できているか逐一チェックしながら進行していきます。

朝から張り詰めた空気が漂う中、東京医科歯科大学の皆様、日本旅行の担当者様とも連携を取りながら各チーム6〜10名ほどのメンバーで進行していきます。

初対面の方も多かったため最初はぎこちなさも見られましたが、進んでいくうちに良いチームワークが生まれ、3日間のライブ配信は結果的に配信側の大きなトラブルはなく終えられました。

一方で改善点も少なからず見受けられたのは事実です。この結果に甘んじず、今後も各種活動を実直に進めていきます!


▼初めてWeb学会の運営に入った林さんにインタビュー🎤

ーーー初の学会業務とは思えない活躍ぶりしたね。

え、本当ですか!最初はめっちゃあたふたしてましたよ笑

ーーートラブルがなかったので結果オーライです。実際担当してみていかがでしたか?

大変だけど充実してました!

本当に初めてだったので慣れない中でのスタートでしたが、大会校の先生方や日本旅行の皆さんとも連携を取りながら進められ、何とか軌道に乗せられました。

私はチームC担当で、制作部のひろきさん(制作部の小林)が一緒だったのは心強かったです!

ーーーひろきさんがいれば大概のことは簡単に成し遂げられますからね。今後の活動にも活かせそうですか?

早速、7月4日に開催された第9回日本包括歯科臨床学会 web学術大会も担当した際にしっかり活かしてきました!

今回の補綴歯科学会では4ラインが同時に進行していましたが、日本包括歯科臨床学会は1ラインのみの配信だったので、担当の先生方とも円滑にやりとりしながら進められました。

終了後にはご丁寧にお礼のメールもいただき、今後の活動にも弾みがつきました!

ーーーそれは嬉しいですね!最後に一言お願いします。

Web学会運営は、社内外多くの人を巻き込みながら進めるため、自分一人ではできないことを皆で協力して成し遂げられた時の達成感は大きいものがありました。

今後の活動の幅も広げていける気がしています。皆さんお疲れ様でした!

ーーーーありがとうございました!


▼最後に・・・

本当の意味での「アフターコロナ」がいつ訪れるかは誰も予想できません。

ただ、今後も学会などのイベントは現地開催とWeb開催を同時に行うハイブリッド開催が主流になるものと私は感じています。

どのような状況が訪れても最善の運営・サポートができるように、今後も当社は地に足つけて活動を進めてまいります!


▼関連リリース

株式会社Doctorbook、医学系学会・歯学系学会のWeb開催を全面サポート!
株式会社Doctorbook、一般社団法人「日本歯科医学会連合」へ賛助会員として正式加盟

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