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社内コミュニケーションの活性と業務効率化が叶う…デパートの社内広報メディア「DEPALOG」をご紹介します!

この度、社内広報メディア「DEPALOG」を活用し、業務効率化に向け社内で改修を行いました。

今回のコミュニケーション共有会ではメンバーに、よりDEPALOGを活用し、業務の効率化を図って欲しい、という意図で改修内容の共有を行いました。


まずは、DEPALOGについてご紹介いたします。

デパートには、DEPALOG(以下、デパログ)というメンバー専用の社内広報メディアがあります。デパート設立からの外には出ていない制作実績や、各案件を対応したメンバーが、デパログから検索することができます。デパートの過去から、現在を把握できるのが特徴です。

また、デパログを作成した背景としては、デパログを通して、デパートの制作実績や案件内容・働いているメンバー・社内情報をいつでも閲覧できるよう、メンバーの体験を想像して制作いたしました。

他にも、勉強会のアーカイブや制作Tips、社内のお知らせなどもログとして残しております。


【トップページ】

トップページには、社内で使用しているツールのリンク集を設けております。

使用ツールも日々増えているため、新しく入社するメンバーもデパログを押さえておけば、ここから全ての業務に関するツールに飛べるようになっているため、大変便利だと好評を得ております。

【ABOUT】

aboutでは、初めて閲覧したメンバーがデパログとは何か把握出来るよう、詳細を記載しております。デパログの目的や、閲覧する際の注意事項、各項目について紹介しているので、aboutを読めばデパログについてすべて把握する事が出来ます。

【WORKS】

デパートの制作実績を掲載しているコンテンツです。

案件公開時にこちらに記載する社内ルールを設けており、ここから案件担当者や詳細検索(制作の種類・対応範囲・業種…etc)が出来ます。

【MEMBER】

デパートで働いている人(業務委託を含む)を紹介するコンテンツです。

こちらでは以下情報を公開しております。

・名前

・所属

・職種・役職

・案件タグ

・案件実績

・執筆したブログ記事

【BLOG】

社内でのログを書き溜めております。新しいメンバーにも、ここからデパートの過去〜現在を知ってもらえたり、見ておいてほしいURLを共有することで、情報の共有が行いやすくなっております。

・案件インタビュー

・勉強会のアーカイブ

・ツールの使用ルール

・社員総会アーカイブ

・社内のお知らせ

・役員・メンバーのひとりごと…etc


各役員・メンバーがWORKSやブログを更新することで活気づいてきましたが、よりメンバーがデパログを活用できるよう改修を行いました。

今回は、改修提案者のモチマスさん、実際に改修を行ったエンジニアの多羽田さんに、共有会にてお話いただきました。


ーーデパログ改修の背景:モチマス

今期のデパートの全社目標として、「スキルアップ」というものがあります。そのため、教育やチャレンジ案件に力を入れ、メンバーがより高いパフォーマンスを発揮できるよう目指しています。

そこで、デパログを改修し、メンバーの得意・不得意や、伸ばしたいことを可視化することにより、効率よく案件を振り分けたいと考え、今回改修を行いました。

今まで、案件やアサインを決めていく中で、「誰が何をできるのか」ということを、制作リーダーが確認しなければならない場面が多くありました。

「この人はどういうポートフォリオを持っていますか」とか、「この人はどこまでこれができますか」ということを、その都度確認しなければならないケースが多くあり、まとめて確認ができる場所がないため、毎回フォルダ内から探し出すために手間がかかっていました。

そこで、まとめてポートフォリオが見られるように、デパログを改修することにしました。社内コミュニケーションの一環として使ってもらいたいと考えています。


ーーデパログの改修内容:多羽田

デパログにアクセスし、MEMBERをクリックすると、メンバーの似顔絵が一覧で表示されます。ここであれば、誰でも簡単に訪れることができ一覧性もあるため、ここにまとめる改修を行いました。

また、MEMBERの中に、「ポートフォリオ」の欄を設けました。リンクをクリックすると、その人のポートフォリオを見ることができ、今までどういった仕事をしてきたのかがわかります。業務委託の方などで自分のポートフォリオサイトを持っている人もいるので、そういったリンクにも飛べるようにしています。


その他に、「案件タグ」という機能を追加しました。このタグをクリックすることで、「この人がやったコンサルティングがこれです」というように、その人が今まで関わった案件を見ることができます。

まだサイト内検索には対応できていないのですが、「誰が何ができるのか」がわかるようになりましたので、アサインの際に活用してほしいと思います。


ーーテキストエディターの改修:多羽田

デパログのMEMBERの改修のほかに、WORKSのテキストエディターの改修も行いました。今までは、動画の埋め込みができないなどの問題がありました。今回の改修により、「ソース」ボタンをクリックしてHTMLソースを表示し、そこに埋め込みタグを入力するだけで動画を埋め込むことができるようになりました。案件でYouTube動画を流すこともあると思いますので、そういった際に参照できるようにしてもらえたらと考えています。

また、地味な改善ではありますが、入力途中に間違って前のページに戻ってしまい、入力したデータが消えてしまう、というようなことが今まではありました。それを避けるために、前のページに戻ろうとすると「このサイトを離れますか?」というアラートを出すようにしました。これにより、安心して入力することができます。画像をアップロードする際には、サムネイルも表示するようにしたので、投稿前に画像のチェックも行えるようになりました。

BLOGのテキストエディターも同様に改修を行いました。さらに、「コードスニペット」も追加したので、コードを書いても正しく表示されるようになりました。

これは以前からあるのですが、「チャットワークへの通知」という機能があります。「デフォルトテンプレートを挿入」をクリックするとテンプレートが挿入されるので、そのまま更新するとチャットワークへ通知されます。もしも文言を変えたい場合は、必要な文言を追加して、そのまま保存すると通知されます。空の場合は特に何も通知されません。


今回の改修により、メンバーのスキル確認や案件アサインについて、より効率的に行えるようになったと、メンバーからの反響が大きかったです。

また、ページを離れる際のアラート表示や、画像チェックができるようになったのは嬉しいことです。

情報共有とより効率的に業務を行えるよう、日々工夫を凝らすデパートでした。

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