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知ってれば得する!無料で使える業務効率化ツール3選

こんにちは。コムスクエア採用担当の下岡です。コムスクエアは銀座などにオフィスを構える、自社製品を中心としたソフトウェア開発企業です。これまでは中途採用しか行っていなかったのですが、組織の世代交代をテーマに若手エンジニアを採用したく、初めてWantedly運用にチャレンジしています!

▽社員インタビュー記事をまとめました

昨今、「業務効率化」という言葉を耳にする機会が多くなりました。業務効率化とは、会社の仕事を進めるためのプロセスから無駄なものを省き、よりスムーズに業務ができるような状態にすることで、生産性を高めていく作業のことを指すそうですが、業務における「無駄なもの」とはどんな作業をイメージしますか?

例えば、紙に書いてある内容を読むだけで終わるのに毎週社員が本社に集まって行っている会議は、ビジネスSNSでドキュメントを共有して隙間時間に各自目を通してコメントする運用に変えることによって、移動時間をまるまる削減することができます。今回は、このように知っていれば日常業務をより効率化できそうなツールをご紹介していきたいと思います。

1.Web会議:Whereby(ウェアバイ)

まずは誰でも簡単に、そして無料でweb会議が行えるWebサービスのご紹介です。こちらのWhereby、以前はAppear.in(アピアイン)という名前でしたが名称変更されたようです。こちらのサービスの便利なところはなんと言っても「URLの共有だけで誰とでもWeb会議ができる」という点。アプリをダウンロードしたり参加者全員が会員登録したり...といったWeb会議を始めるまでの面倒な手間を省略することができます。

招待する側は初回のみ会員登録が必要ですが、登録後はルームを作成するだけで下画面右側のようにURLが発行されるのでこちらをWeb会議したい相手に共有するだけでOK。共有された側はそのURLをクリックすればもうWeb会議を始めることができます。

Web会議中のチャットやステッカー機能(スタンプ機能)、画面共有も可能です。但し、無料版の場合は「所有できるルームは一つだけ・一度に会議できるのは4ユーザーまで・画面共有は20分まで(再共有すれば実質時間制限はない)・画面録画はできない」などの制限もありますのでご注意ください。一点だけ注意事項を挙げるとすれば、前述の通り無料プランでは所有できるルームは一つだけなので、ルーム名に特定のお客様の会社名やプロジェクト名は付けない方が良いと思います。(一応、ルームを削除して新たに作成することもできます!) お客様からWeb会議を打診された際に共通のSNSやツールがなければ、サッと「ではURLをお送りしますのでこちらからお願いします。」とお伝えできればかなりスマートですね!

Whereby

2.ファイル送受信:Send Anywhere(センドエニウェア)

次はファイル送受信に便利な無料アプリ、Send Anywhereです。こちらは、ファイルをアップロードした際に発行される6桁の数字を受信側が同アプリ内で入力するだけでファイルの転送が完了できるサービスです。下画面キャプチャのように、PC→スマホでQRコードを読み取りデータを受信することもできます。

面倒な会員登録が必要なくアプリだけでデータを送受信できる、という手軽さが嬉しいところですね。上記の通り生成された6桁の数字には時間制限があるので(制限時間を過ぎると数字は無効になります)、お客様とのファイルやりとりにはやや不向きと言えそうです。個人的には「お客様とのファイル共有はGoogleドライブで。自分のスマホ→PCや、社内でのちょっとしたファイル転送はSend Anywhereで。」と使い分けています。

Send Anywhere

3.名刺管理:Eight(エイト)

Eightは無料で使える名刺管理アプリです。

このようにスマホで名刺を撮影すると...(同時に4枚まで読み取りできますが、個人的にはMAX2枚ずつくらいでのスキャンが一番精度が高い気がしています。)

このように名前、会社名、電話番号やメールアドレスがテキスト化・保存されます。(今回はメールアドレス部分に白字の加工を入れてあります) 例えば弊社のようにオフィスが複数ある場合だと名刺上部に記載の豊洲オフィスの電話番号を読み取っていましたが、必要があれば手入力で変更することも可能です。スマホで名刺を撮るだけで名刺管理できる、という便利さを知ってしまうともうファイリングでの名刺管理には戻れません。

溜まった名刺情報は、会社名・氏名・電話番号での検索のほか、「セミナーで知り合った」「取引先」「お客様」など任意でグループ分けすることも可能です。PC版もあるので、あの人の電話番号なんだっけ・・・、メールを送りたいけど肩書きは何だっけ・・・なんて時もサクッと検索するだけで知りたい情報をすぐ確認できるのがありがたいですね。

Eight

いかがでしたか。今までその作業にかけていた時間がちょこっと短縮できそうな無料便利ツールを3つご紹介しました。これからも使ってみて「おぉ!これは便利!」と感じるツールがあればどんどんご紹介していきたいと思います☆それでは!

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