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たかが10分、されど10分

Photo by ian dooley on Unsplash

こんにちは、採用担当典子です。
(なぜ下の名前で自己紹介をしているかは、私のプロフィールストーリーを・・)

さて、今回は6月に取り組んだ「業務棚卸」に関してご紹介したいと思います。

エンラボが成長していくにあたり、人員の増加、仕組みの整理、体制の見直しなど今期春から少しずつではありますがさまざまなことを取り入れてきています。新規事業所ができたことによる環境の変化も加わり、業務を進めていく上での「理想」が見えづらくなってきた部分も。

とはいえ、落ち着いてから・・・と思っているうちに、次の新規事業所の計画は進んでいきます。

そこで、一旦今の現状をまずは「知る」ということを行い、何を重点的に取り組んでいくことがいいのか、を整理することになりました。


■初めての業務棚卸

現状を知るために取り組んだのが、10分毎に自分が何を行っているかを記録していく業務棚卸です。
5日間、出勤してから退勤するまで、細かくカテゴリーに分けて記録していきます。

何に時間がかかっているのか。
本来やるべきこととずれてしまっていないか。
チームの体制は連携が取れているか。

可視化することで、自分の業務を客観視することができるようになります。また、どのような状態がいいのか、悪いのか、など考える支点にすることができます。

とはいえ、10分ごとの業務の記録となると、忘れてしまったり、手間取ってしまったりと、もぉ大変!
最初はバタバタしながら、なんとかみんなで5日間記録を残す事ができました!

■スタッフの感想

はじめて業務棚卸を行った率直な感想をお聞かせください。

  • 大変だったけれど、10分という時間の長さを認識できた。
  • 自分の業務が多岐に渡っていることを感じた。
  • 改めて可視化出来たことはよかったと思います。改めて業務の煩雑さを感じた。
  • 面倒ではなかったが、緊張した。
  • 自分の仕事内容、仕方を見直す良いきっかけになった。
  • 面倒だった・大変だった・しんどい
  • 月初と月末で忙しさが違うので月末の棚卸しもしてみると違ったデータが取れると思った。
  • 頭の中のスケジューリングが可視化された



■棚卸データから見えること

棚卸できたらそれで終わりではなく、ここからが本番です。
そのデータをどのように活かしていくか。

残業は少ないが、お昼休みがきちんと取れていないかも。
一定の人に対して業務の偏りがあるかも。
今ある仕事に追われてしまい、やってみたかったことを行う時間がとれていないかも。

エンラボで働くスタッフがイキイキと働いてもらうことが【より良い支援】につながると思っています。
そのために、今何ができるのか。

丁寧にかつ大胆に、取り組んでいきたい。

実際の取組みは、これからなのでまだまだ未知ですが、、可能性は無限大!
楽しみながらより良い明日を作り上げていきたいと思います。

また進捗がありましたら、ご紹介していきますね。


■余談
私個人の業務棚卸では、時間を日頃から意識しているつもりだったのですが、考え込む時間が毎回オーバーしていることに気づきました。このようなWantedlyの記事もそうですが、結構、いや、かなり考えすぎているみたいです(笑)
皆さんがどんなこと知りたいと思われるかなぁと妄想を働かせながら書いておりますが(妄想は得意)
もしこの記事にたどり着いてくださったみなさんも、エンラボのこんなことを知りたい。などありましたらお気軽にメッセージください。
お待ちしています!
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