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「自分たちで会社のルールを作り上げていく」部署横断で取り組むCCS作成の裏側を語り合ってみた

メビウス製薬の価値観や社内ルール等が詳細にかかれている”CCS(Corporate Culture Standard)”。3ヶ月に一度改訂され、社内の価値観やルールなどの最新情報が反映されていますが、実はその運営は社員中心に行われています。今回はそのCCSの運用メンバーに、CCS立ち上げエピソードやCCSを作ってよかったことなどざっくばらんに聞いてみました。
(写真左から:CS部の栗田、人事本部の佐藤、管理本部総務課の春山、石川、CRM部の河部)

自己紹介

━━まずは自己紹介をお願い出来ますでしょうか。

石川:2015年入社の石川匡史です。メビウス製薬ではwebの新規プロモーション、webサイト運営企画などに関わった後に、現在は総務を担当しております。役員補佐と、全社イベントの運営・推進、業務効率化のツールや仕組みの導入、セキュア環境の維持・構築、福利厚生の整備など、社内環境の整備を担当しています。CCSには河部さんと一緒でゼロから作るところまでやらせてもらいました。CCSは一回作って、精度をあげるために 3ヶ月ごとに改版していくということで始めておりまして、いま一年目の運用の編集長も担当させていただいてます。その意味でCCSに一番深く関わり、また悩んでいる社員かもしれません。

河部:2016年入社の河部陽介です。メビウス製薬入社後は新規の紙・TV広告やカスタマーサポート部の全体管理、タスクフォースとして部署を飛び越えた業務サポートなどを経験した後、現在はCRM部に所属しています。CCSとは初版の立ち上げと第2版改訂で関わりました。後で詳しくお話しますが、初版は管理者が集まって、まずは形として作ろうということで60%程度の出来でスピード立ち上げをし、第2版はその精度を上げていく、という形で進めました。第2版では印刷会社との連携、校正、入稿、仕上がりの確認など担当させていただきました。

春山:春山美稀です。2019年に新卒でメビウス製薬に入社し、CSを経験した後に総務課へ異動しました。役員を補佐し経営に専念出来る環境と、社員が愉しく働き目標達成出来る環境の両軸を整備する役割を担っています。CCSには合計第2版から計3回分関わってきました。

1回目、2回目は担当として割り当てられたページの修正を主に行い、3回目は石川さんのサポートを受けながらメンバーのスケジュール管理を主に担当するようになりました。

佐藤:2019年入社の佐藤未来です。新卒の採用・育成を担当しています。メビウス製薬入社前は、新卒でアパレル企業に入社し副店長・店長を経験しています。CCSには第2版の改訂から参加しており、人事に関わるページについての更新や、その他各部署に現状のデータのヒヤリングし修正を行っていました。

栗田:栗田朋輝です。2019年入社の2年目です。メビウス製薬ではCS部で出荷・在庫・入金・受注・頒布などフルフィルメントの管理を担当しています。顧客対応のスペシャリストとして日々全てのお客様にご満足いただけるような対応を心がけています。CCSには、第2版から第3版の改訂にかけて関わりました。春山さんから「やってみない?」と声かけてもらったことがきっかけで、面白そうだなと思って関わり始めました。みなさんが分かりやすいように、各コンテンツの並びや見せ方、順番といったところと、印刷会社の入稿、校了まで対応させていただきました。



CCSに関わってこんなことが大変だった

━━早速ですが、CCSを作られていて、苦労されたことはありますか?

石川:やはり初版が、産みの苦しみという点では一番苦労が大きかったですね。実はCCSを作ることになったのが2019年7月25日、リリース目標は2019年9月20日でした。印刷工程を考えると実質1ヶ月ちょっとしかなくて。取引先などを招いた経営計画発表会でお披露目しようということなので、これはなかなか大変だぞと(笑)。

他社事例の調査を行い、テーマや項目をメビウス製薬ならではにするにはどうすべきか、マネージャー陣10名くらいで議論して、形にしていきました。なかなかタフな作業でしたね。。。正直誤字脱字もいっぱい残してしまいましたが、なんとかリリースにまでこぎつけました。

河部:私も同じく初版の時が大変でしたね。初回は管理者だけで集まって、各々のパートを振り分けして、まずは60%の出来で良いから会社のルールを明文化していくことからスタートしました。

スケジュール感含めて本当に忙しくて。無茶振り来たなと思ったんですが(笑)、一方で役員以上が作る物だと思っていた会社のルールを、管理者に権限移譲されたことは大きな変化だったなと思います。いい意味で会社として組織的に大きくなったなと感じたタイミングでもありました。

CCSに入れるコンテンツは、会社のHPやバリューブックに散りばめられていたので、それらを参考に再編集してどんどん作り上げていきました。

やってみて思いましたが、これが正解だというものはなかなか見つからないなと感じましたね。”自分たちが考える良いもの”にしていくしかないのかなと思います。

春山:私は社内アンケートがなかなか集まらなくて大変だったことが印象深いです。第2版でCCSに関しての過不足や修正点を社員から募ったアンケートをとろうとしたのですが、なかなか協力してもらえなくて。まだCCSを始めて間もなかったので、社員の中での重要度が高くなかったのかなと思いますが、1週間の期限の中で2、3件くらいしか回答が来なかったんです。何回もリマインドして延長して記入してもらうことができ、ほっとしましたね。



会社の方向性、価値観、ルールの深い浸透を促すCCS

━━CCSを作ったことで何か変化はありましたか?

石川:CCSには、テーマとして理念、仕事のルール、会社生活のルールなど様々な内容が書かれているわけですが、会社のルールという点では、僕自身の業務としても、社員からルールに関して質問されるケースが減りましたし、自分の仕事が楽になりました。

総務なので業務外の質問をよく受けるんですが、CCSのここに書いてあるよ、と伝えれば済むことが増えたんですよね。

栗田:CCSは作っただけでは意味がないと思っていまして、その意味で、弊社は毎朝社員全員で共有して確認することが出来ており、有効に機能しているのではないかと思っています。

また、CCSには理念やビジョンのような抽象的なことも書いてある一方で、例えば会社を退社する時のルール、お会計とか経費精算の仕方といった具体的な内容も書いてあります。書かなくてもいいかなと思うような小さなルールでも、人によっては助かったと言われるので、入れておいて良かったなと思います。

春山:ミッション、ビジョンや部署ごとの役割が書いてあるページを朝礼で読み合わせをしていくことで、自分や自分の部署はこういう役割だったと、定期的に立ち返ることが出来るのがいいですよね。


佐藤:私もそう思います。朝礼で読み合わせるとともに、実際にあった業務での事例を共有していて、CCSを自分の業務と照らし合わせることで理解を深め、組織に浸透していっているなという実感があります。

例えば社長からのメッセージ、事業の詳しい内容や、何を目指してるのかとか、頻繁に周知されるわけではないものが書かれており、自分の担当業務をしているだけではなかなか全体把握が出来ない新入社員にとっては特に良いなと思っています。理解が深められますね。

━━CCSがあって助かった!ということがあれば教えてください

栗田:取引先の住所、電話番号がCCSには掲載されているのですが、この日までに届けないといけない荷物があって、宅配会社さんが来てすぐに住所を伝えないといけない、というケースで、パッとCCSを開いて伝えることが出来た。住所録として助かった形ですね(笑)。


石川:私もWi-FiのID、パスワードすぐに調べられて助かりましたよ(笑)。PCで調べるより早くて助かりますよね!

佐藤:私は新入社員の入社時研修で、働き方やルール環境などCCSを見て説明しています。教育する際に常にCCSは振り返りに使ってますね。

情報格差を減らし、よりオープンで一体感のある組織へ

━━CCSを作って、良かったなと思われることはありますか?

河部:CCSにはミッション、ビジョン、役割、各部署のKPI、方向性というのがひとまとめに書き出されているので、自部署も含めて振り返りができるというのが良かったですね。自分の会社や各部署に関するインプット量も多くなったなと感じます。


佐藤:CCSに携わらなかったら絶対知らなかった情報や、他部署のことを知ることが出来たのが良かったです。また、自部署である人事部に関連することとしては、人財要件や研修内容もCCSには書き出されているのですが、これまでは社内向けに文章としてしっかりと提示できていなかったので、文章化することによって、共通認識にできたのが良かったかなと感じています。

春山:私は複数回改訂に関わってきたこともあり、段々回数を重ねるごとにCCSにこういうことは書いてあるよね、ということが分かってきました。総務は他の社員から色々質問されることが多いので、”これはCCSに書いてありますよ”、と伝えられるくらいには、CCSの内容が自分の中に入ってきたなと思っています。

CCSにルール環境編・ワーク編という項目があるのですが、ここのページは、私には大きかったです。総務としてやるべきこと、例えば、会議室の予約の仕方とか、最近だとZoomMTGの予約の仕方とか、勤怠の残業申請、休日申請の仕方など、網羅的に書き出す必要があったので、自分が覚える上でもとても役に立ちました。去年の10月に現在の部署に異動してきて、全然分からなかったことがCCSに関わることでどんどん自分の中に浸透して、分かるようになったんですよね。新しく入社した人に自信を持って答えられるし、CCSのこのページにも書いてあるよと伝えられるようになりました。

栗田:CCSに関わり始めた当初、入社1年目だったということもありますが、会社のことを全然知らないんだなと気付かされました。会社がどういうことを大切にするのか?何を伝えたいのか?ということを、自分で勉強する良い機会になりました。

ミッションが書かれているページは、他の人よりもよく見ていると思うんですが、頭に入ってきまして、理解が進んだのが良かったです。

あと、ちょっと別観点で考えると、CCSのチームで普段一緒に働けない他部署の人と働けるというのが嬉しかったです。色んな方と会社のことを話し合う場所として自分は楽しんでいました。他の業務でも、他部署の人とコミュニケーションが取りやすくなりましたしね。

みなさんと一緒に働けて楽しかったです。


石川:会社のルールや考え方を一冊に集約できたことで、口頭で伝えていたこと、知っている人だけが知ってること、暗黙知というのが少なくなって、情報格差が少なくなることは良いことだなと思いました。

また、会社のカルチャー、ルール、考え方をみんなで文字で認識できるので、会社としての方向性や一体感がより生まれるということが、CCSを作ったことの大きな価値だと思っています。例えば理念は文章化されることでより浸透していくのだと実感しましたね。

改訂版をリリースした後でも、あのルール入れられてないよとか、あれも入れようよとか、作った翌日からちょいちょい周りでも話に挙がったりするのである種終わりのない作業だなとは思いますが、みんなが気持ちよく働くためのツールだ、という信念、想いというのは変わらず持ち続けて取り組んでいきたいなと思っています。

1年間の編集長ということでやっていますが、引き続きやらせてもらいたいなと思っています。

━━ありがとうございました!

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