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導入して良かった「電子ワークフロー」!~3つの理由~

 こんにちは、ROBON 管理部の田島です。

 現在、日本では、安倍総理による「働き方改革」を通して、例えばテレワーク・リモートワークの導入や企業のデジタルトランス・フォーメーション(DX)などが、テーマとして取り組まれております。
近時では、COVID-19を巡る情勢が混迷を極める中、感染拡大抑制を目的に、どこの企業でもテレワークが急速に進みつつあるのではないかと思います。
当社は今年が創立2年目になりますが、全社を挙げて、業務の電子化へ向けて積極的に取り組んでいる真っ最中です。私が属する管理部でも、その取り組みは鋭意行っておりまして、その一部が、成果になりつつありますのこちらで記載してみたいと思います。

楽々WorkflowII (住友電工情報システム社)
https://www.sei-info.co.jp/workflow/

 今まで紙で一般稟議や経費精算を行っていたものを、年度が2020年度に変わる4月のタイミングで思い切って、上記の「楽々WorkflowII」を導入しました。導入には1ヶ月半とかなり無理をしましたが、周りの皆さんの協力もあって、何とか4月スタートにこぎつけることができました。周りの支援してくれた皆さんには改めて感謝申し上げます!導入によりどのように変わったか、社員の声をまとめてみました。いろいろありますが、大きく3つありました。



1.どこからでも承認ができる!

 ・電子化が進んでいることで外出先からも承認ができ、決裁業務のリードタイムが短くなったこと。
 ・リモートワークでも決裁業務ができることが便利。

 やはり、出先からでもコワーキングスペースでも、どこからでも承認できるというのは、ユーザーにとってはありがたいようです。かくいう私もかなり助かってます。



2.断然、スピードが速い!

 ・今まで、申請されるとだいたい2~3営業日から1週間くらいかかることもありましたが、導入後は早いときは、半日で完結するようになりました。
 ・稟議書、押印申請などスピードが求められる書類の決裁スピードが早くなった。

 今は、みなさんが複数業務を抱えていますから、稟議書を書くのを忘れてしまった、ということはあると思います。こういうときに半日で決裁が下りたとなるとユーザーがウンウンとうなずく理由も分かります。



3.管理が楽!

 ・稟議書などは今まで紙でのファイリング管理でしたが、そのような手作業の業務からも解放されました。また、電子ワークフロー化に伴って、帳票の統一化も必然化されました。
 ・これまで紙にひたすらサインや捺印をしていたが、クリックひとつで決裁できるので効率化及びペーパーレス化に繋がっている。
 ・承認者は記入漏れなどのチェックがシステム化でき承認業務が非常に楽になったこと。

 マネージャーをはじめとする管理職やバックオフィス業務に携わる人には、分かるのではないでしょうか?今のご時世、ペーパーレスというのはありがたい!

■今後の見通し、展望

 導入してまだ1ヶ月しか経過してませんので、これから、諸々で問題が顕在化するかもしれません。しかし、これも産みの苦しみとして、前向きに向かっていきたいですね。それにしても、今回導入せずに、引き続き、紙で稟議や経費精算を行っていたら、どれだけ苦労していたかと思えば、むしろ、導入して本当に良かったと今では思います。

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