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いいか、今から恥ずかしいことを言うぞ。請求書、最近自動化しました。

ターリーズのほうじ茶ラテにハマっています、Capy経理の鈴木です。

今日は、Capyの請求書を自動化した話を赤裸々にお伝えしていきます。

こんなこと書いてます

  • 請求書の自動送付をMISOCAでチャレンジしてみた


こんな人におすすめ

  • 請求書の自動化を考えているバックオフィサー


この記事の、”Capy7Values”

今ではなく、未来のための仕組みを創る   
楽して、楽しむ。ビバ★仕組み。自分たちの時間は、社会のために面白いことを生み出し続けるためにある。


請求書ってどんな風に送っていますか?

Capyに入社してから請求書送付作業を担うようになった、請求書1年生…そろそろ2年生の鈴木です。

請求書業務って…奥深いですね。顧客数、商品数、サービス内容、契約形態、契約期間、課金モデル、送付日、一括/分割、パートナー(代理店)さん、振込先口座種別…果ては「備考欄も顧客によって変えておいて」なんてきた日には、「ややこしすぎるーーーーーー!」

と発狂していました。

スタートアップだと、商品パッケージも料金体系も諸々のオペレーションもよく変わりますし、新商品・サービスだって誕生しやすいわけです。

とはいえ、請求業務はミスが許されません。(ミスしていつも許してくれている皆様本当にありがとうございます。)

でも毎日請求書業務だけに奮闘しているのも違う気がする。

というわけで、ついに自動化に踏み切ってみました。


請求書自動化:使ったツール

弥生株式会社さんクラウド見積・納品・請求書サービス「Misoca(ミソカ)」の「自動送付」機能を使って請求書自動化チャレンジしました。


請求書自動化:導入の流れ

Capyでは見積書と請求書の作成は元々MISOCAを使用していました。

また年間契約&分割毎月請求というご契約形態の企業様が多かったので、MISOCAの自動作成機能との親和性も高くそのまま採用に至っています。


STEP1:「自動作成予約」で請求書作成を繰り返し設定(契約終了日を必ず設定)

STEP2:送付先メールアドレスの入力&確認(郵送必須の企業様は住所登録も)

STEP3:課税設定を確認

STEP4:自動メール送信「する」に設定

STEP5:自動送付前日までに、登録内容&二重登録などのWチェック

STEP6:送付日の朝に送信されたメールを確認、送付漏れがないかチェック(あれば手作業で送付)

STEP7:郵送対応が必要な企業は、送付済み請求書の「郵送ボタン」を押下(1通160円で郵送代行)


あとは、初回の送付1ヶ月ぐらい前に各企業様に自動送付になる旨をアナウンス&イレギュラー対応が必要な企業様を把握し、対応フローを固めます。


ポイント

  • 重複していたりもするので「取引先」データは精査/整頓しておく
  • 消費税設定が、デフォルトで「税込み表記」になってしまい消費税が表記されないので必ずチェック
  • 郵送が必要な企業様は、請求書送付後に住所変更ができないので予め正しい住所を登録しておく


よかった点

  • 細かい作業が格段に減った(PDFダウンロード、タイトル編集、メール作成、添付など)
  • 上記作業によるヒューマンエラーリスクが減った


反省点

  • 消費税がいつのまにか外れる(消費税を含まない金額がデフォルトで登録されていることもあるので送付前に要チェック)
  • 送付先メールアドレスのWチェック漏れ
  • 登録をミスると翌月に(忘れた頃に)自動で間違った請求書が送付されるリスクもあり
  • 作業者ログがわからないので、複数人で作業する場合にはミスしない作業区分け&チェック体制が重要
  • Wチェックは必要なので、Wチェック用のマニュアルは作成して置いたほうが良い


MISOCA自動送付機能をオススメする方

・毎月固定金額で請求書を送付する必要のある顧客が多い方

・請求書PDFダウンロードしてタイトル変えてメール添付して…というアナログ作業が多い方


さいごに

なんだか反省点がおおい総論になりました。最初の数歩は踏み出したものの、Capyの請求書自動化もまだまだバージョンアップを重ねている最中です。

請求書業務の自動化はバックオフィス業務におけるう資産性のある仕組みづくりへの第一歩としては、わかりやすくて進めやすいのでオススメです!

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