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簡単に月次締めとか言わないで!そのタスク、分解したら100個以上ありました。

焼き鳥レバー大好き、Capy経理の鈴木です。

今日は、月次締め作業をタスク分解して可視化したらとても捗った話をお伝えします。

### こんなこと書いてます

  • 経理のタスクは他部署には見えづらい
  • タスク管理ツール”CLICKUP”で、月次締め作業を細分化するととても捗る
  • 可視化した時のメリット

### こんな人におすすめ

  • 仕事が捗っているのかいないのか、モヤモヤしている
  • 「実は働いていないのでは?」と思われているのでは??と不安な方
  • 自分の業務量を可視化したい方

###この記事の、”Capy7Values”

個ではなく、チームで動く 歳を取れば取るほど、自分でなんとかしてしまいたくなる。
けど、そんな大人よりも、弱みをさらけだせる大人の方が、かっこいいと僕は思うなぁ。 
みつをおかだ

「仕事してないのでは…?」とか思わないで

経理の業務といえば、月次締め。

月末から「経費申請遅れないでね〜早めに出してね〜」「月内売上確定で大丈夫ですかね〜」という根回しがまことしやかに始まり、1営業日目になると「ヨーーーイ、ドンッ!!!!」で始まる毎月行われる経理の大運動会。

現在、Capyは経理業務も仕組み化して、属人化できるポイントを極限まで減らすPRJが全社的に進んでいます。<DXオーナーのなかむーありがとう!:なかむーの記事

でも仕組み化を進めつつ、システムが完成するまではもちろん通常業務として月次を締めていくわけで。

ーーーーー

ところで、CapyのCalture&Operation(バックオフィスチーム)では週次でPRJ進捗のMTGを実施しています。

そこでは、自分が担当するPRJ進捗とは別に、スポットで発生した業務や、オペレーションで発生している業務の報告・相談を実施。週次で自分のリソースが可視化されるし、相談もできるからとてもいい取り組みだ〜とメンバー的には有り難い限り…なのですが。

  • 月初になると、鈴木の報告が「月次締め」の1タスクで報告終了している。。。
  • 鈴木の報告の番になると「月次締め頑張ります!」と1秒で終わってしまう。
  • 他の皆は3つも4つもPRJ回しているのに、私は「月次締め」の一言のみ。
  • 「え、1つのタスクにどんだけ時間使ってんの」「月次締めってそんな大変なん」と漂う雰囲気。(被害妄想)

「仕組み化していこう!」と謳っているSaasベンチャーなのに、とてもアナログに毎月同じことをしているように見えてしまう経理。。

そんないたたまれない状況を打破するべく、CalOpe仲間のお杉さんが、「月次締め」をドドンと可視化してくれました!


やったこと

(1)CLICKUP(URL)というタスク管理ツールに、月次締めで行っている全てのタスクをテンプレ登録
(2)タスク毎に担当者と期限を設定
(3)完了したら、「Closed」ボタンを押下
(4)次月になったら、テンプレから「月次締め」PRJを呼び起こして(2)に戻る

やったことは、至ってシンプル。タスク管理ツールの”CLICKUP”に月次締め作業を、具体的なアクションレベルまでタスク分解したものを登録。なんと、細分化したら100近くありました…。


実際の画面イメージはこんな感じ…

▼タスク管理の画面


▼タスクにはサブタスクという形で更に、小項目が紐付けられる


▼タスクも、サブタスクもClosedのラジオボタンがついていて進捗が管理しやすい



メリット

  • 進捗管理が楽ちん
  • ボタンを押すのが快感でタスクがサクサク進む
  • 週次MTGで鈴木がきちんと働いていることが伝えられる
  • 全体MTGなどの画面共有にてチラ見せすると「すごい量!みゆうさん頑張ってるね」と言ってもらえる


…いや、もちろんCapyの方々はアピールしなくても私が一生懸命働いていることは理解してくださっているし、アピールしなくても労ってくれる心優しい人しかいませんし、あと業務量が多いことは別に偉くもなんとも無い、むしろ「資産性のある仕組みづくりが出来てないから偉くない」というツッコミにも繋がりますし、「偉い偉くないで仕事すんな」というごもっともな指摘もあるかと思います。

でも、タスク分解して、テンプレ登録するだけで「仕事してないって思われているのかな…」というモヤモヤが無くなる&皆に褒めてもらいやすくなるならお得ではないですか!!?

経理観点で申し上げると、コストゼロの福利厚生なわけですよ。

マネジメント層からみても、メンバーのリソース状態がわかりやすくなりますし、業務進捗が調子いいのか遅れているのか、ボトルネックはどこなのかがひと目でわかります。

リソースが空いているなら別のPRJをアサインしたり、サポートを依頼しやすくなりますからね。

ぜひ、経理の方こそタスク管理ツールの導入をお試しください!

(みんな普通導入しているものなのかな…だとしたらお恥ずかしい。)

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