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今のテレワーク制度ではなくて、新しく在宅勤務を作った理由

東京都の外出要請を受けて、弊社バケットでも3月27日(金)より、在宅勤務をスタートしました。
緊急の対応でしたので、社内の共有も足りないままバタバタと在宅勤務に突入することとなりましたので、今回は、その過程について、メモしておきます。

会社の文化を知ることにもつながると思いますので、弊社に興味をお持ちいただけた方は、ぜひ読んでみてください。

バケットのテレワーク

バケットでは、これまでは、「テレワーク」という名称で、以下の2つの制度を導入してきました。

① 体調不良時の非出勤ワーク(体調不良時、原則月2回まで)
体調不良で出勤が困難な場合は通常有給をとってもらうが、休むと仕事に穴を空けることになってしまうような場合、自宅からの作業を行ってもらうことで勤務扱いとする。

② 年末年始や連休時のリモートワーク(時期を都度会社で指定)
運用を担当しながらも長期の旅行や帰省に近いライフスタイルを実現できるように、ゴールデンウィークの中日の平日や、年末年始などの時期に、出社しないで仕事ができる制度(当然、出社も可)。

どちらも、福利厚生に近い制度です。

クライアント企業のSNSやデジタルメディアの運用を受け持っているため、他の業種と比べて好きな時に休みづらかったり、長期の休みがとりづらい傾向にありますので、それを補完する制度でした。

なぜ、在宅勤務を新しく作るのか

前提として、バケットがサービスを提供するデジタルマーケティング支援というジャンルでは、変化の流れが速く、今の必勝パターンはすぐに陳腐化します。

そのため、常に新しいチャレンジをしながら、その時点で最適なソリューションをクライアントに提供することを心がけています。

この業界は参入障壁が低く、「SNSの運用代行」のような事業はだれでも始めることができます。その中で、バケットが生き残ってきたのは、個々の案件で仮説/検証のサイクルを最速で回し、それらの知見を集約して新しい仮説を生み出すこと、を生存戦略としてきたからだと思います。

ただ、結構難易度が高い取り組みで、この考え方を浸透するのはまだまだできているとはいえません。方法について試行錯誤した中で、現時点では、一つのオフィスに集まり、場を共有しながら共通認識を高めていく対面のコミュニケーションを重視しています。(オンラインではなかなかうまくいっていません。)

今のテレワーク制度は、この対面のコミュニケーションとは別軸の制度ですので、今回のような長期間を想定した運用にはむかないと考え、新しく③在宅勤務、制度を作ることにしました。

③在宅勤務で目指すところ

まずは、全員が在宅勤務をしている状態でも、場を共有しながら共通認識を高めていく今のコミュニケーションを実現する、ということになります。

オンラインコミュニケーションになることでできることの良さもあるでしょうし、実現すると働き方の選択肢がもっと広がるので、今回を機にできるようになりたいと思っています。

現状はというと、バケットの業務内容の構成である、A:手を動かす仕事(コンテンツ作りなど各種運用作業)40%、B:頭を使う仕事(企画・分析・改善・共有・仕組化)40%、C:その他20%のうち、Aは問題なし。Bは人による。といったところでしょうか。

ちなみに、①②のテレワークでは「AだけやっておけばひとまずOK」としてました。BやCに取り掛かる度合いも個人の裁量にまかせ、あまり管理をしていませんでした。

短期ではそれで問題ないのですが、会社の生存戦略からはずれていて、長期的にみると、うまくいかないのは目に見えています。

そこで、今回の③在宅ワークでは、会社で一緒に仕事をするのと同じ生産性を実現することがテーマになります。

③在宅勤務のために整備したもの

今回新しくスタートしたので、やったことをメモ。

1.在宅勤務規定の整備とインフラの整備をしました

特に、時間外労働の取扱、交通費の取扱、勤怠報告ルールを定めました。

勤怠管理は、「F-Chair+」 https://fchair-plus.jp/  をベースに、勤務時間量で管理する形にしました。
今、無料のお試し期間を延長してくれているので、1か月ほど無料で利用できます。

この「F-Chair+」は、何時~何時まで業務をしているかと、業務中のPC画面のキャプチャ(あえて画質が粗いくなっておりテキスト内容などは確認できません)が全メンバーに共有されます。

特に画面のキャプチャは、利用に抵抗があるかなと思いましたが、在宅の作業に適度に緊張感を持って取り組むことができ、〇時から〇時まで拘束という形ではなく、1日の総勤務時間をクリアすればOKという今のルールにあっているように思えました。

また、何のプロジェクトに従事していたかの入力も簡易的に行え、後でタスク量の集計をできるのも意外と便利でした。

コミュニケーションには、現在使っているSlackを引き続き使用。

新たに、遠隔の会議ツールとして、Zoomを会社として正式に導入しました。
Zoomは、今までも案件単位では利用していましたが、会社の共有のツールとして指定し、Slack上からも会議の招集が行えるように、ZoomとSlackの連携を行いました。

Slack上で「会議室」というチャンネルを作り、Zoomを使ってメンバーを招待することで、どんな会議が行われているか、を他メンバーも把握し、必要であれば、それに入ることができるようにしました(これは、今の時点では、あまりつかわれていません)

設備が足りていないところは、事業継続緊急対策(テレワーク)助成金を申請中で、申請が通ったら拡充を予定しています。これは、パソコン、タブレット、などの機器等の購入費が対象になるのと、助成金上限額 250万円、助成率 10/10 と非常にありがたい制度なので、検討したほうがいいと思います。


2.コミュニケーションルールの再確認をしました

スタッフ同士の連絡ルールの確認を行いました。

「朝は、スラックで一言いれよう」「終わるときはお疲れ様と言い合おう」とか、そういったことです。

また、非正規スタッフ(今回は非正規スタッフも可能であれば在宅勤務をしていただいてます)に対する指揮系統の確認しました。

以下の内容を取り急ぎ共有しました。

①なぜやるか:3月25日の小池都知事の要請を受け、株式会社バケットにおいても、在宅勤務が可能な場合は在宅勤務を行うこととします。
② いつまでやるか: 3月27日(金)~4月10日(金)の2週間
 ※ 今回の自粛要請の結果がわかるのが2週間後のため
 ※ それ以降は、4月12日までの状況を見ながら連絡します。
③ 就業時間:就業規則第8条、第2項、第3項に準じます。第3項の「その他、事業場外で勤務する場合」に当てはまります。ただし、時間外の勤務が発生する場合は、時間外手当を適用します。
④ どうやるか:長期運用が想定されるため、現在、体調不良時や年末年始等に行っているテレワークとは別制度の運用を試験的に行います。
≪就業確認について≫
・勤怠管理システム「F-Chair+」 ※各自に招待を送りました
https://fchair-plus.jp/
 ※ このシステムで着席時間が7時間45分(休憩1時間15分除く)を以って就業としましょう。
・Freeeの勤怠入力(基本、毎日入力してください)
⑤ 心がけたいこと:
・各メンバーの状態が見れないため、今より意識して挨拶していきたいです
 ⇒ 朝、業務開始したとき
 ⇒ 休憩や一時的な外出など
 ⇒ 業務終了する時
・各業務の予定タスクや進捗をこまめに共有し、認識の齟齬をなくしていきたいです
 ※個別のタスク管理ツールを使っているプロジェクトはそれでOK。
・積極的にZOOMを活用し、こまめにリアルタイムコミュニケーションを図りたいです
以下に、会議室スラックを用意しました。突発的にスラックを立ち上げで話しかけるやりとりに慣れていきたいと思います。
⑥ 業務の影響と対応
・在宅勤務が長期的になる場合は、通勤手当の制度見直しもあるかもしれませんが、現状はそのままで進めます。
・アルバイト/インターンメンバーについて
(シフトと在宅勤務の方針を確認し、社員メンバーの指揮系統の確認を行いました。)

まとめ

「在宅勤務」ルールとしては新しい取り組みですが、テレワークをすること自体には慣れているので、全体的には、混乱なくスタートすることができました。

1日程度で、今後、メンバーの意見を聴きながら調整していきたいと思います。

この取り組みがうまくいくと、現在借りているオフィスをより小さく自由度の高いものにできますし、在宅勤務専用スタッフの採用や、現スタッフの勤務時間の調整も可能になります。

今回は、やむなく導入した制度ですが、新しいチャレンジと前向きにとらえ、取り組んでいきたいと思います。

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