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"チームで助け合い、情報管理のハブになる"ーイベント事務局の文化と仕事

ビッグビートの強みとしているサービスの1つに、セミナー・カンファレンスといったイベント案件の企画・運営業務があります。例年、売上の4割はこれらのイベント案件が占めています。

このイベント案件で重要な役割を担うのが、ビッグビートのイベント事務局チームです。膨大な情報を適切に管理し、円滑なコミュニケーションを行っています。

今回は、イベント事務局チームの3名、山崎・木下・イラリアにオンライン上でインタビューしました。

山崎(右上)… イベント事務局の統括責任者。

木下(下)… 2018年9月に入社し、イベント事務局を担当。

イラリア(左上)… 2019年9月に入社。イベント事務局をメインに、グローバルマーケティングにも携わる。

――― はじめに、イベント事務局の仕事や役割とはどんなものか、教えてください!

山崎
イベントは当日を迎えるまでに、たくさんの実務が発生します。特に、来場者・講演者・協賛社といった関係各所の人たちと、適切なタイミングで綿密なコミュニケーションを取ることが欠かせません。ただ、クライアントの多くがこのコミュニケーションの部分に悩んでいて、「社内でリソースが確保できない…!」「コアの業務に集中したい…!」といった課題を抱えているんです。

私たちはその悩みに応えるために、クライアントに代わって、クライアントご自身で行う以上のクオリティでのコミュニケーションを提供しています。

木下
私は先輩から、イベント事務局は「情報を管理するハブ」の役割だと教えてもらいました!

たくさん集まってくる情報の中から、誰と、どんな情報を共有するのかを理解して、相手に応じて適切な情報を渡したり、情報を管理する仕事だと感じています。

山崎
その通りですね。

一見すると差がつかないように見える業務ですが、私たちの対応やコミュニケーションのクオリティを評価してもらって、「ビッグビートの事務局が良かったから、ぜひまた一緒に仕事がしたい!」と思ってもらえたら、私たちも嬉しいし、もちろん営業も嬉しいですよね!

――― なるほど、“コミュニケーション” と “情報管理” の2点がポイントですね。では、チームとしての特徴や、チームで取り組んでいることは何かありますか?

山崎
そうですね、1つはチーム内でも “コミュニケーション” を重視しています。1つの案件に対して、メインの担当者は決めますが、基本的には複数のメンバーが関わってバックアップをしています。なので、情報共有が必須です。チャットやタスク管理のツールをあれこれ試しながら使って、情報共有しています。

あとは、チームメンバーが全員女性なので、結婚・育児・介護などを理由にライフプランの変動があったとしても、安心して働ける環境を整備しています。問い合わせの電話対応があるので、基本的にはオフィスでの勤務になりますが、週の半分ほど在宅勤務しているメンバーもいますよ。

――― 仕事をする中での「嬉しかった瞬間」や「失敗した経験」について教えてください!

イラリア
去年の11月、木下さんと一緒に関わった案件で、イベント当日に実際の現場を見に行きました。入社後初めての仕事だったので、すごく一生懸命に取り組んでいたんです。イベントを生で見て、自分がやってきた仕事が「最終的にこんな形になるんだ…!」というところに感動しました!


木下

確かに現場を見に行くと、”形になった感” がわかりますよね。

イベント当日の私たちの業務はほとんど無いのですが、何かあった時のバックアップのためにオフィスにいることが多いんです。でも見に行くと、やっぱり自分が関わってきたことを実感しますよね。

山崎
木下さんもイラリアさんも、その後のクライアントとの打ち上げにも参加していましたよね!

営業や運営パートナーのメンバーも集まり、とても盛り上がったと聞いています。

木下
「失敗した経験」については、大きい失敗はあまりないですね。失敗しないようにするための体制ノウハウがあるように感じています。私たちの仕事は、クライアントを始め、イベントに関わる方々の大切な機密情報を扱う仕事なので、情報の取り扱いのミスが大きなビジネス損失につながってしまう可能性があります。なので、ノウハウを吸収していく中でまず個人的に細心の注意を払ってデータを扱う、何度も確認するように徹底しています。

さらに、自分の気づかない小さなミスに違うメンバーから指摘をもらえたり、万が一何かが起こってしまった場合でもすぐに相談が出来たりする体制があるので、安心感があり、心強くもあります。

小さなミスを大きな失敗にしてまわないように、同じ案件に取り組むチームメンバーに本当に支えられています。

イラリア
私も同感です。チーム内で助け合える環境だなと感じます。

去年の11月の案件では、先輩にわからないことを教えてもらいました。前職ではわからないことにも一人で立ち向かっていましたが、今は気軽に相談できる環境なので、とてもありがたいです。


木下

私は入社当初から、温かい雰囲気があるチームだなと感じています。

山崎さんやマネージャーの人たちが、私の苦手なこと・得意なことを見ていてくれて、苦手に対してどうアプローチしていこうか、というのを一緒に考えてくれるんです。そして、自分の成長をサポートしてくれます。前職よりも、自分が安心して働けるチームだなと感じます。

――― 最後に、「どんな人が向いていそう」「どんな人と働きたい!」というのを教えてください!

山崎
どちらかと言えばですが、慎重さがあって、細かいところに気が付ける人が向いていると思います。今のメンバーには、自分が前に出て攻めるというよりは、後方から守る役目が好きな人が多い気がします。

イラリア
たくさんの情報を扱うので、「注意力がある」というのは重要ですよね。

木下
私は「慎重かつ大胆な人」がいいと思っています!

山崎
そうですね。確かに木下さんが「大胆」と言っているように、イベント案件はあちこちで同時にいろんなことが起こり、状況が変化するものなので、あまり慎重すぎるとついていけないことがありますね。

あと個人的には、イラリアさんのようにグローバルな人材にももっとたくさんジョインしてほしいです!今後ますます積極的にグローバル案件に取り組んでいくためには、英語でのコミュニケーションが必須ですし、いろんな国の様々な価値観を持った人たちと一緒に仕事ができれば、チーム全体への刺激にもなっていい効果が生まれるのではないかと感じます!

イラリア
仕事の中では日本語が少し難しいときもありますが…(笑) 周りに助けてもらいながら、自分の勉強にもなっています。

山崎
あとは、情報共有などのツールもそうですが、新しいことに面白がって取り組むことができる人にぜひ来てほしいなと思っています!

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