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その1秒を削り出せ!効率化大好きプロジェクトマネージャーの時短術

その1秒を、削り出せ

駅伝の話ではありません。仕事の話です。

こんにちは、ごきげんよう。プロジェクトマネージャーの須田です。

みなさん、仕事、してますか?

そりゃしてますよね。仕事だもの。

では、効率的に仕事してますか?

僕は頑張ってます。

みなさんも無駄な作業に時間を取られたくないですよね。

なので今回は僕が実践している、意外とあなどれない効率化に繋がる時短術を紹介したいと思います。

#その1:辞書登録

キーボードを打つのって、大変ですよね。特に長い文章はタイピングが早い人でも大変かと思います。

SlackやBacklogなど、各種ビジネスチャットツールで日々仕事をしている人々は、一体どれくらいの時間をキーボードをぶっ叩くのに使っているのでしょうか?

キーボード打ちの時短には、なるべく文字を打たないこと、これに限ります。

「ありがとうございます」「よろしくお願いします」

みなさん、この言葉たち、今まで何回打ち込みましたか?覚えてないぐらい打ってますよね。

僕のPCは「あ」と「よ」で一発変換で出るようになっています。瞬殺です。もちろん、「あ」と気持ちを込めて打ってます。気持ちが大事です。気持ちが。

また、議事録やメモを見やすくするために、みなさんよく記号を使いませんか?▼■★●→↓┣┗などなど。記号類も一文字の一発変換で出るようにしています。例えば「▼」は「さ」で出ます。「さんかく」と打っている人を見ると悲しい気持ちになります。

記号類を一文字変換で出るように登録すると凄まじく便利なので、一刻も早く皆やるべきです。


須田のユーザ辞書の一部

#その2:アプリのショートカット

これはやってる方が多いと思いますが、各アプリのショートカットキーは覚えましょう。使いながら体に染み込ませていくのが大事です。

Command(Ctrl)+S,C,V,Zなどはもはや常識ですよね。Adobe類であれば、vで選択ツール、といったようなものもあります。全て覚える必要はないので、自分がよく使うツールのショートカットを覚えましょう。

最近は違う会社のアプリケーションでも、ショートカットが共通化されていることも多いので、一から新しく覚えることはほとんどないと思います。何か一つのアプリのショートカットをマスターすると早く覚えられるかと思います。僕は昔illustratorのショートカットを覚えましたが、今は他のアプリを使うときでも助かっています。

また、Macのショートカットで矢印類が「Z+H,J,K,L」で出るというのも一時期話題になりましたね。もちろん僕もバリバリ使ってます。


例えばTrelloではカードの上で「L」を押すとラベル一覧が表示される。

#その3:デスクトップ整理

これ、僕のデスクトップです。


フォルダが無いですね。

フォルダやファイルが多いと、最新版を紛失するといった混乱を招きますし、ファイルを探す時間や共有フォルダの同期に無駄な時間をとられます。ぐちゃぐちゃな画面に良いことは無いと思ってます。

なので、こんな感じにすっきりしています。ちなみにDock内のアプリも必要最低限。ダウンロードフォルダやゴミ箱も基本的に空っぽです。

またデスクトップ上では、エリアに役割を設けています。画面キャプチャを撮ると右側に蓄積されていくので、右側は一時的なファイル=用が済んだらすぐに削除するファイルを貯めるエリア。左側は継続して作業するローカルファイルを置いておくエリア、としています。

みなさんも効率よくデスクトップを運用し、業務上のノイズを減らして行きましょう。

僕はデスクトップの整理にこだわっているせいで、5個以上ファイルが出現すると体がムズムズするようになってしまいました。


デスクトップの左側と右側で、エリアに役割を持たせる

#その4:コミュニケーションは丁寧に

さて、#その3まではどちらかと言えば”減らす”ことに着目した時短術でした。ですが、そもそも、もっとも非効率なことは何でしょうか?

それはコミュニケーションの齟齬です。

A.C.O.では基本的に、日常の業務はSlackやbacklogなどを使って進行していきます。でも、文章のコミュニケーションって難しいですよね。思っていたことが伝わらなかったりすることもあります。そのせいで何度もメッセージのやり取りが…という経験はないでしょうか?

なので、ここはとても丁寧にすることを心がけています。つまり、時間をかけます。

「誰が、何を、いつ、どうするのか」、「何について、誰に、何を、確認して欲しいのか」

これとかあれとか抽象的なワードは使わずに丁寧にやります。短いメッセージを送って、そこから認識に齟齬が出ては本末転倒です。

ツーカーの仲とか、阿吽の呼吸なんてものは知りません。多少長文になっても、そのメッセージを読み込めば意図が正確に伝わる文章を心がけています。

どうしてもテキストだけでの表現が難しい場合は、メッセージに加えて電話で補足を入れたり、簡易な資料を作成することもあります。やはり口頭のスムーズさと、視覚的な伝わりやすさはまだまだ格別です。


Slackでのコミュニケーションの悪い例と良い例

減らすものは減らし、増やすものは増やす

いかがでしたか?

僕が心がけている時短術が、多少なりともみなさんの業務効率化につながれば幸いです。

選択と集中、必要の無い無駄な作業は削り、本当にやるべきことに時間を注ぎましょう。

そして早く帰りましょう。

それでは、素敵なワーキングライフを!

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by Wataru Suda

武蔵野美術大学大学院工芸工業デザインコース修了。建設機械メーカーの設計、AIスタートアップのビジュアルデザイナーを経てA.C.O.に。プロジェクトマネジメント担当。プロジェクト・ディレクション部所属。

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